如果您的企业有一个负责任的计划，某些业务支出的报销不会对该员工征税。 如果您的业务报销计划不符合IRS对责任计划的要求，则这些报销对员工应纳税，并且必须扣缴联邦所得税和工资税。
此外，您作为雇主必须在员工的W -2表格上报告这些付款。
有责任心的计划可能包括偿还一些不同的员工开支，包括：
问责计划还必须包括一项程序，要求员工向雇主退还超额赔款（超过允许数额的部分）。 如果雇主建立并维持一个问责计划，则员工差旅费用不必视为应纳税所得额。
允许的计划要求
为了被IRS视为一个“责任计划”，您的安排必须包括以下所有内容：
- 这些费用必须具有业务联系 ; 也就是说，他们作为员工履行服务时必须已经支付或发生。
- 员工必须在合理的时间内向雇主充分说明这些费用。 您必须要求员工向您提供这些费用的详细信息，包括费用的日期，时间，地点，金额和业务目的。
- 您必须要求员工根据具体情况在合理的特定时间内退还超额报销
如果所有这三项要求均未得到满足，则该计划由国税局确定为不负责任，您的企业向雇员报销的任何费用均应向该雇员征税。
超额报销
超出的报销费用超过了允许的数额。 如果员工在合理的时间内没有退还超额报销费用，这些超额数额应由员工纳税。 最常见的情况是您在出发前给员工预付款的情况，并且在旅行期间她的费用低于预付款额。
IRS确定退还超额报销的合理时间，例如：
- 在费用发生后的30天内收到预付款
- 员工在支付或发生后60天内提供充足的费用帐户。
- 员工在支付或发生后的120天内退还超额报销费用。
- 该员工会收到一份声明（至少每季度一次），要求退货或对未决预付款进行适当会计处理，并且员工在收到声明后的120天内遵守。
向IRS提交责任计划
不，没有要求您向IRS提交书面计划。 但是，您应该能够证明您已经确定了为员工报销费用的要求。 您需要书面形式向IRS展示您了解什么是可靠的计划，以及您是否按照要求操作您的业务。
首先，您需要将这些要求书面化，作为员工政策和程序手册的一部分。
其次，您应该记录所有与员工交易的报销费用记录，并记录下来，以表明遵守责任计划的所有要求。
负责计划影响和营业税
这些费用是否在问责制计划内进行并不会直接影响您在企业纳税申报表上扣除这些费用的能力。 但是您仍然必须提供足够的文件证明这些费用与业务相关。
例如，对于旅行报销，您可以在营业税申报表的适当行上扣除费用。 例如，就餐饮和娱乐费用而言，请使用附表C中的 24b行（适用于独资经营者或单一成员有限责任公司）。