底线是：如果你不能证明它，不要扣除它。
能够为您的所有业务费用扣除税款是一件好事，但能够在IRS审计中证明这些扣除甚至更好。 如果您有合格的税务编制人员，此人将要求查看所有税务减免文件。
所以，在你带着你的文书工作去税务筹备人员之前（请不要在鞋盒里 ！）
在这篇文章中，我们将看一些简单的业务开支，总是问这个问题：“我如何证明这是真正的业务开支？” 我们将始终从国税局和税务准备员的角度来看待这些交易。
要记住的最重要的事实是，您必须能够显示交易发生的不仅仅是商业目的。
购买物业或支付费用
您可以从Best Buy购买一台适合您业务的all-in-one打印机。 您从您的企业账户中开出支票，或者使用您的企业信用卡。 所以，这足以表明这是一项商业开支，对吧？ 其实，没有。 保存您取消的支票或您的信用卡收据只是您证明的一部分。 取消的支票没有显示你买了什么。 使用信用卡更好，因为收据显示购买。
包括取消支票的收银机收据也需要，以显示您实际购买的内容。
从个人帐户支付
从您的商业银行帐户或商业信用卡支付费用的方式相同。 当然，你应该使用单独的业务检查或储蓄账户或商业信用卡。
虽然您的个人账户并不一定是个问题，但它更难证明这张个人支票是用于商业目的的。
当你第一次开始你的生意时，你可能不得不为一些项目使用个人账户。 例如，我最近组建了一家新的LLC ，我必须在我的州使用个人支票进行注册。 当您将个人帐户用于商业用途时，请确保您有足够的文档。 在这种情况下，我打印了州政府的一份收据，表明我已经为LLC注册付费。 在这种情况下，很难相信这是为了个人使用。
使用费用日志
有些费用比其他费用更难以证明。 这两个大的例子是旅行费用，包括里程和上市财产。 在这两种情况下，满足IRS对费用证明的要求的最好方法是记录日志。
IRS更喜欢“当时”的证据 。 也就是说，在花钱时花费在费用单或收据或里程记录上的笔记比在年末写的清单要好。
保持里程记录 ，我知道，保持里程记录是一个巨大的痛苦。 这意味着，每次你进入你的车（顺便说一句，如果公司为汽车支付了费用并不重要），你必须记录下：
- 日期
- 里程数
- 你去了哪里
- 目的 - 企业或个人 - 尽可能具体。
如果您希望更轻松一些，请记下当年1月1日的汽车行驶里程，然后仅记录行驶里程。
要扣除营业里程费用，使用标准里程扣除或实际费用，您必须证明您至少有50％的时间用于商业。
提示：如果您连接到智能手机，请尝试使用里程应用或费用应用。 它可以为您节省大量纸张，并保持您的费用日志在线。
最后，请记住， 通勤旅行 （来回工作）不被视为可扣除的旅行费用。 虽然您可以跟踪通勤费用，但不要将它们包含在商务旅行日志中。
使用商务旅行收据
除了里程记录之外，如果您出差开展业务，则需要跟踪费用收据。
这些费用，如里程，由IRS审计师密切关注，因为包含个人差旅费用和商务旅行很容易。
证明商务旅行费用 （包括酒店，航班，租车，餐饮和娱乐）的最佳方式是使用信用卡凭证（当然需要使用您的名片）以及有关业务目的的附加说明。 在你付出费用的时候做笔记。 您还可以使用日程安排，预约簿或日历记录商务旅行活动，然后将其与收据绑定。
购买上市房地产
让我们仔细看看您购买的所有功能于一身的打印机。 打印机也可用于个人打印，IRS将这些类型的财产归类为列出的财产 。 他们在名单上，因为他们可以用于个人或商业目的。 IRS需要更高程度的业务使用证明。
您必须具体记录您如何使用列出的财产。 最好的方法是用一块财产保留一份日志（如下面描述的费用日志）。 每次使用打印机或其他列出的财产时，请注意日期，用途（例如份数），具体工作（打印业务手册的副本）以及使用是商业还是个人使用。与打印机相关联，如墨盒。
在年底，您应该能够显示业务使用百分比，然后将该百分比分配给成本。 例如，如果您发现60％的时间用于打印业务，则可以将60％的成本用作业务扣除。
提醒一下，如果您在您的办公地点（而不是您的家庭办公室 ）拥有该房产，则不必保留日志。 假定所有在商业地点的使用都是为了商业目的。
使用帐户报表
假设您丢失了信用卡凭单，或者您没有取消该打印机购买的支票。 您可以使用银行对账单或信用卡对账单来证明商业购买，但您还需要从预约簿，日历或日计划员进行额外验证。
没有这样的事情太多证明
如果对某些费用是否用于商业目的有任何疑问，最好有几种方法来证明费用。
您的商业记录系统
最后，关于这些业务支出的记录应该是您整体业务记录保存系统的一部分。