更重要的是，有必要提供关于如何在离开时与业务人员联系的信息。
如果客户被拒绝而不知道如何与您联系，那将是非常令人沮丧的。 无论您的职位是在销售，服务甚至是产品开发方面，都没关系。 所有客户电话都很重要，需要以专业的方式关注客户。
提醒试图通过电子邮件与您通信的客户和同事的电子邮件内容应与迎接呼叫者的语音留言内容一致。 如果您使用Outlook 2010并通过Microsoft Exchange服务器连接，请首先单击文件选项卡，然后单击自动回复图标。
然后，这将开始创建临时电子邮件的过程，该电子邮件将发送给所有在您不在办公室时发送电子邮件的临时电子邮件。 由于您启用了此临时消息，自动回复将被发送出去。 可以在这里查看创建此电子邮件的分步说明列表：用于Outlook Exchange的不在办公室电子邮件
如果您未通过Microsoft Exchange服务器连接，则此过程稍有不同，因为这些类型的电子邮件帐户上没有“自动回复”图标。 为非Exchange用户创建这种类型的电子邮件的分步指南可以在这里查看：所有其他人都可以离开办公室
下一步是创建电子邮件的内容，该电子邮件将发送给您在离开办公室时向您发送电子邮件的所有人。 这封电子邮件应该表明您离开办公室多长时间，在您离开时如何与您联系（如果适用）以及如果您不希望在离开办公室。
例：
你好，
谢谢你的电邮。 我目前不在办公室，将于12月1日星期一返回。在此期间，我的电子邮件访问权限有限，因此我的回复可能会稍微延迟。 如果您需要即时帮助，请发邮件给我的助手Barbara Colson。 她的电子邮件地址是bcolson@xyz.com。
节日快乐！
Shahira
Microsoft提供了可在此处找到的模板和其他示例：Out of Office模板和示例。 当你回到办公室时，不要忘记关闭这条临时消息，否则，任何在你回到办公室后发邮件给你的人都会继续收到这条消息。
既然您已经创建了外发电子邮件，那么创建一个类似，一致的传出语音邮件来迎接所有呼叫者很容易。 使用电子邮件中的相同单词，参考在您不在场时应联系的人员，并注明您何时会回来。
对于语音留言，有必要提供该人的电话号码，而不是他们的电子邮件地址。
例：
你好，
你已经到达Shahira Raineri的桌子。 请收听整个消息。 我将在1月5日星期一之前离开办公室。如果您需要即时帮助，请致电我的助手Barb Colson。 她的电话号码是212-555-xxxx。
当我回来时，我期待与你谈话。 谢谢。