决定： 请求提案或请求报价
征求建议书（RFP）
RFP用于服务或复杂产品，其质量，服务或设计最终产品将与每个正在响应的供应商不同。
询价（RFQ）
RFQ用于商品，简单服务或简单/简单的部分，在响应供应商之间产品或服务差异很小或没有空间。 谈判要点可能包括交货时间表，包装选项等。
RFP或RFQ的目标
- 获取详细的建议，以评估每个供应商的回应，以便在所有方面满足贵公司的最佳利益
- 利用供应商选择过程的竞争性来协商最佳交易
- 确保贵公司内所有利益相关者的利益得到满足并达成共识
- 让贵公司控制整个供应商选择流程，并预先设置选择规则
- 从一开始就开始建立您与供应商之间的合作伙伴关系
征求建议书或报价请求书的章节
RFP或RFQ应包含以下部分。 请记住，根据您要搜索的公司和产品的类型，每个文档都会有所不同。
根据您的个人需求定制每个部分。
- 提交详情
截止日期，贵公司的邮寄地址，联系人的问题和澄清 - 介绍和执行摘要
整个文档完成后最后写这个部分。 这用于为潜在供应商提供贵公司的简要概述以及您的产品或服务的要求。 - 业务概览和背景
简要介绍一下您的业务，产品和市场部门。 这将有助于您的潜在供应商了解您想要填补供应商选择流程的业务需求。 此外，提供重要的背景信息，这将有利于供应商在回应时。 - 详细规格
这应该是文档中最长的部分。 对于RFP，它将包含将推动供应商选择决策的定性度量和要求。 对于询价，本节应提供您将在供应商回复中寻找的量化措施。 示例标准包括：- 产品图纸
- 工程公差
- 服务水平
- 里程碑
- 交付物和时间表
- 技术或业务要求
- 软件功能
- 硬件要求
- 假设和约束
必须在这里列出潜在供应商需要了解的任何假设和/或限制。 如果未能与供应商保持坦率和直接的关系，将会为日后重新协商协议打开大门，并可能导致与供应商之间的关系紧张。 可能的主题包括差旅费，升级/修改费用，许可权等。 - 条款和条件
必须列出合同的任何条款和条件，以便供应商作出公平和诚实的回应。 这些可能包括融资选项，合同期限，续约选项，担保，交货罚款，服务水平等。 - 选择标准
最后一节应该是你将用来做出决定的选择标准的概述。 有些公司更愿意保守这些信息的完全保密性; 而其他公司则认为这将有助于潜在供应商专注于对贵公司重要的事情。
将RFP / RFQ分发给选定的供应商
最后，撰写求职信，并将您的RFP或RFQ的两份副本发送给您在搜索过程中选择的每个供应商。 确保包含适当的联系信息，以便为需要它的任何供应商提供帮助。