除了基本的办公室职能之外，行政助理和执行秘书还负责撰写或准备报告，组织和安排会议，审查传入的信息以确定其意义，为董事会会议编制议程，安排旅行，编制会议记录，进行研究，准备信函，并监督和培训初级职员。
这些角色可能需要不同级别的经验并具有以下任何类似职位：
- 入门级行政助理
- 行政助理
- 高级行政助理
- 行政秘书
- 高级执行秘书
- 办公室主管
- 高级办公室经理
注意：法律和医疗助理职位非常不同，需要他们工作所在行业的特殊培训。
行政助理和执行秘书之间的差异
执行秘书和行政助理的角色有相当大的重叠，角色的差异可能因组织而异。 在某些情况下，执行秘书的重点是管理人员或高级管理人员的更多行政职责，例如会议安排，旅行计划，书面交流处理甚至簿记。 行政助理可能将重点放在更多的业务运营任务上，并在某些职位上承担更多领导角色，为会议或会议创建议程，管理预算并处理供应商计费。
在管理业务运营至关重要的某些情况下，行政助理可能需要接受更专业化的教育。
核心工作技能
执行秘书和行政助理都有一套核心的工作技能，对任何角色都至关重要。 这些包括卓越的组织能力，出色的书面和口头沟通能力，以及对细节和专业性的强烈关注。
他们必须拥有办公自动化工具的技术熟练程度，包括Microsoft Word，Excel和PowerPoint等软件必备软件以及QuickBooks等簿记工具。
行政助理或执行秘书在小型办公室
在一个小型办公室里，行政助理或执行秘书的职责通常由各种办公室工作人员进行。 一些工作实际上可能由公司的主管自己完成，而行政助理或行政秘书的角色可能包含较小组织中所需的更多种类的责任。
中级办公室行政助理或执行秘书
随着公司规模的增加，对组织严密，能够执行各种任务的人员的需求也随之增加。 对于那些需要高度机密性和完整性的公司来说，这对于正在开展业务的高管来说尤其如此。
大型办公室行政助理或执行秘书
大型办公室通常有几名行政助理和/或执行秘书。 在这个公司规模上，通常需要一位办公室经理来协调为公司高管提供服务的员工。
在某些情况下，行政助理将陪同行政长时间出差，以协助会议安排，日程安排和其他重要的组织任务。