保持长期和短期的文件
保留记录的4个理由
- 这将使申请税更容易。
- 记录下所有内容将有助于避免扣除任何扣款,这将为您节省资金。
- 它将帮助您确保您提交准确的声明。 通过迅速提取电子表格,你不会猜测,“我认为我支付了1000美元的承包商”,你会知道你在7月17日支付了850美元。
- 如果您接受审计或国税局对您的纳税申报单上的项目有任何疑问,您将有证据支持您的索赔。 如果你没有这个文件,你会发现自己花时间和金钱试图找到证明。 更糟糕的是,如果您无法拿出收据,您的索赔将不会被兑现,您甚至可能需要支付额外的税款和罚款。
我应该记录哪些记录?
简短的答案是你应该跟踪一切! IRS以审计小企业而闻名,特别是那些连续几年亏损的企业。 此外,许多国税局代理人不理解适用于房地产投资者的税收细微差别,使他们更有可能质疑您的申请。
如果IRS询问您的任何物品,或者即使在日常业务过程中,如果有人试图质疑付款,您也需要证明。
您需要保留的两类记录是永久记录和短期记录。
1. 永久记录
这些是您将要无限期保留的文档。
什么是永久记录的一些例子?
这些文件对你来说将是相关且有价值的,远远超过当前的纳税年度,例如:
- 所有租户租赁。
- 任何类型的法律文件 - 罚款,检验报告,法庭外观。
- 任何类型的许可证你已经在物业上取出。
- 任何你会贬低的东西 - 如财产或改进。
- 如果您将贵公司注册为LLC , LP , S Corporation或其他公司 ,则需要保留与此有关的所有记录。
- 保险政策。
- 贷款文件 - 如抵押贷款。
- 过去几年的税收。
- 财产所有权/契约。
2. 短期记录
短期来看,我不是指几个月。 您需要保留任何您认为重要的文件,以便至少在五年内征税。 此后多久取决于您的舒适程度。 如果您曾经接受过审计或起诉,这将有助于您。
什么是短期记录的一些例子?
任何在指定纳税年度都被视为收入或费用的东西,例如:
- 广告费用为您的企业或财产。
- 娱乐费用 - 如当前或潜在客户的晚餐或午餐。
- 在抵押贷款和任何商业用途的信用卡上支付的利息。
- 法律/专业费用 - 对于会计师,律师,保险代理人,房地产经纪人。
- 办公费用 - 互联网,第二条商业电话线,办公用品,家庭办公室扣除,如果你的家庭办公室只用于商业。
- 已收到租金。
- 进行修理。
- 收到保证金 .-当租户的租约结束时,如果您保留部分保证金,您必须将其记录为收入。 如果您保留一部分维修费用,那么您在维修中花费的钱将被视为费用,您可以从中扣除您的税款。
- 商务旅行费用 - 例如租车活动的里程数。
- 公用事业支付。
- 支付给员工或独立承包商的工资。
我应该如何跟踪我的记录?
你应该保存一份数字拷贝(电脑)和所有记录的硬拷贝(纸)。
1. 数字拷贝
您需要使用电子表格或Quicken Rental Property Manager等程序来跟踪您的收入和费用。
一旦收入到来或费用发生,您应该尽快这样做。 您需要尽可能详细地包含以下信息:
- 日期,
- 时间,
- 谁付了钱或谁付了钱,
- 收入或费用的性质
- 量。
- 你甚至可以包括它是如何支付或发生的(现金,支票号码,信用卡,汇票等)。
详细程度取决于您使用或创建的软件。 一些程序将直接链接到您的银行账户,并将为您记录您的收入和支出。
即使您选择的是较便宜的计划,或者在个人电子表格上保留了记录,您仍然应该为每个资产,每种费用以及不同类型的收入设置单独的记录。 关键是在交易时尽可能多地记录信息,以便将来可以轻松创建财务报告。
您应该始终将它们备份到CD上,外部硬盘驱动器,云端以及纸质副本中。 应在每个月底和/或年底打印出来。
2. 硬拷贝
您需要确保您拥有最重要文件的纸质副本。 如果可能的话,您将需要将它们存储在某种阻燃剂存档系统或保险箱中。 如果您无法找到足够大的所有文件,则需要保留最重要的文件,例如此框中的属性标题。 按年份对所有内容进行分类,然后按字母顺序对文件进行分类,以便于查找。