包括从提供的服务到付款时间表的所有内容
四个词应该在你的活动策划手册中有它们的位置： 写下来 。 我们大多数人都听过这样或那样的说法。 有很好的理由。 在谈话过程中做出的承诺很容易变成遥远的记忆或完全被遗忘。 以书面形式达成商定的条款有助于保护双方参与，并且是商业上的必要条件。 了解如何谈判最好的活动策划合同是成功之路上的重要一步。
指定您将提供的服务
您可能认为，作为活动策划者，您将提供什么样的服务是相当明显的。 所有更多的理由来详细描述这些。 活动策划者提供广泛的服务; 这里的目标是确定你将提供什么，以避免以后出现混淆。 无论是菜单选择，花艺安排还是选择场地，都要明确说明您的责任。 一旦签署，您的责任将限于活动策划合同中包含的特定项目。
字里行间
在审查活动合同时，请注意细节。 仔细阅读每一行。 然后在各行之间阅读。 注意任何模糊的语言; 一般性问题的项目将受到解释的影响，并可能对您和您的活动策划业务造成严重破坏。
注意任何隐藏的费用或条款，表明可能会有额外的附加费用。 澄清这些加载项或进行谈判，让他们完全从事件合同中删除。
问题，问题，问题
当你在谈判活动合同的过程中，质疑每一项收费。 如果某家酒店或供应商在事件合同中列出了某件商品，则应该能够解释其在该商店的存在并证明相关成本 。
有时候只是要求澄清可能会导致免收费用。
不要被吓倒。 作为年轻人，我们被教导，唯一愚蠢的问题是没有提出的问题。 谈判时，要求离开。 如果合同中的某些内容不清楚，请询问。 如果您发现订单项已被省略，请询问。 现在最好问，而不是稍后支付价格。
不要接受你不想要的; 问问你想做什么而不是
如果免费拨打本地电话对您的客人来说并不重要，因为手机可用，那么请不要将此视为附带的设施。 相反，请酒店将此订单项换成对客人很重要的内容。 降低利率或折扣对您来说可能更有价值，因此请列出您不想要的那些“赠品”，然后进行谈判，以获得您需要的更好的东西。 通常提供的设施包括机场接送服务，免费健康俱乐部通行证，客房升级，互联网服务，免费送货和接收等。
付款时间表
确保您的活动计划合同指定了您的付款时间表。 这包括最初的存款或保留，以及有关未来付款将如何进行的详细信息。
付款时间表可能与活动策划过程中的某些里程碑相关，也可能是活动之前日历上的设定日期。 制定最适合您活动策划业务和现金流量的时间表。 一定要包括任何税收和增加的费用。 最重要的是，直到您收到初始保证金后才开始筹划活动的实际工作。 如果存款永远不会出现，那么所有这些工作都是毫无用处的。 从字面上看。
事件取消
当你专注于规划一个事件的时间和精力时，你脑海中最后一件事可能是取消那个同样的事件。 但是，如果您的客户在工作开始后的任何时候决定取消活动 - 无论出于何种原因 - 您的合同应该说明如果活动取消，会发生什么情况。
这是保护自己， 活动策划业务和预期收入的必要步骤。
包括在书面上的关键是，直到取消点前的存款和所有以前的付款都不可退还。 在活动策划中，大部分工作都是在实际活动之前完成的。 你应该得到已完成工作的报酬。 至此，根据您的付款时间表，您可能还希望包含一条条款，声明客户将支付已提供的服务，直到您收到书面通知表明该活动已取消为止。
终止条款或不可抗力
终止条款 - 或不可抗力 - 被插入到合同中，以免由于无法控制的原因（例如停工停工，战争或极端天气）而无法履行合同条款，从而免除一方或双方责任。 这里的意图是保护您免受不可控环境引起的任何风险。 请确保您受此条款的保护并指定终止的条款和时间表。 例如，“任何一方可以在发生这种情况后十天内书面通知对方，由于一个或多个这些或类似原因而终止本协议而不承担任何责任。”
赔偿（“这不是我的错”）
如果另一方做了导致您受到伤害或导致第三方起诉您的损害赔偿的赔偿条款，则会提供保护。 该条款是承诺，基本上说，另一方不能要求您对由于他们的疏忽，不履行或故意的不当行为而导致的索赔，损失，损害，责任和开支负责。 确保你的合同有这个条款。
谈判时，要做好准备
在谈判活动合同之前，请做好功课。 确定计划本次活动涉及的内容并了解您想要的条款和保护措施。 您的合同应该反映出共同的责任，以避免任何片面的协议。 对另一方来说，有利于另一方。 在谈判时，做个好听众。 注意可能会谈判的合同项目以及那些让你感到不舒服的项目。 要有信心，不要在压力下动摇。 站稳。 除非您完全满意条款的公平性并为您提供所需的保护，否则不要签署任何内容。