在大多数州，消费者投诉最多，佣金处罚，停牌和撤销与物业管理有关 。 那些进行物业管理的持牌人并不是愚蠢的。
这是一个交易密集型业务。 虽然平均代理人每年可能会通过购买协议和相关文件进行十几笔销售交易，但平均物业经理可能会执行数百次较小的交易。
他们规模较小的事实并不会使这些交易变得不那么重要，也不会降低这些交易的风险。 作为一名物业经理，您与业主签订合同，出售和出租他们的财产，收取租金并将其汇给业主，并管理物业，从维护到租户规则的执行。
在此过程中，您正在与业主，租户，修理公司，广告媒体，承包商等进行交易。 每一项交易都会给您的业务带来一些风险。 在每种情况下都不是很大的风险，但它是累积的。
金融职能是迄今为止最可能给经纪人带来问题的。
财务职能涉及：
- 营销和财务职能需要支出和收入记录以及税务记录，广告发票等等，
- 租户管理涉及他们所有请求的记录，租赁付款历史记录和违规行为，以及
- 设施维护和维修需要维护计划，维修记录以及员工和分包商人员记录。
风险管理部分当然非常重要。 大的灾难可能会威胁财产的经济生存。 保留的记录是其中的一部分，因为如果有详细的记录反驳他们的要求，其他人采取的任何法律行动都可能受挫。
风险管理的一部分是确定风险与奖励。 一个很好的例子就是酒店的热水浴池或游泳池。 物业经理和业主必须平衡游泳池的价值和所产生的风险。 当识别出这样的风险时，有三种方法可以解决：
1.避免 - 可以决定拆除热水浴缸或游泳池，因为额外的租金收入不值得承担保险费用或涉及的风险。
2.控制 - 如果热水浴缸被保留，可能会安装密码锁和围栏以阻止年幼的儿童。
3.风险转移 - 处理风险最普遍的方式是购买保险以将风险转移给保险公司。
成功的物业经理将计划出现问题，保存每项活动的优秀文件和记录，并不断评估这些功能以确定是否需要进行更改。
文件和电子邮件
在许多州，您只需要维护六年的交易记录。
但是，建议让它们保持更长时间，特别是如果允许以电子格式进行更换。 你可以打赌，如果任何一方可能有权利要求，那么有人想要起诉你六年零十天以前的事情，他们仍然会有他们的文件副本。 如果您已经销毁了您的副本，那么申诉您的案件就会困难得多。
谈到电子邮件时，涉及联邦担保贷款（几乎所有住宅交易）的任何法庭诉讼都可能迫使您制作与您的客户/客户进行交易和沟通的电子邮件。 有许多方法和软件产品可以保存相关电子邮件，但请阅读关于Evernote的一些文章，这是一个解决方案，原因很多。 以下是使用Evernote和Gmail档案处理电子邮件的方法。
修改以适应您的电子邮件解决方
- 在Gmail中为您的客户/客户设置每封电子邮件的自动转发。
- 他们进入Evernote的笔记本进行交易。
- 关闭后几周，将Evernote中的所有电子邮件都拉出来，然后按照时间顺序打印成PDF文件。
由于PDF文件是可搜索的，因此您可以通过关键字快速提取任何人可能需要的电子邮件。 它工作得很好。