不够早入门
拖延是你的敌人。 这是您想避免的最常见的事件计划错误之一。
如果不及早启动事件计划流程，可能会导致许多问题。 只要选择一个日期，并且你有一个事件和预算的一般范围，就可以开始工作。 酒店和其他场地提前预订，以便尽快安全。 不这样做会限制你的场地选择，不幸的是，你会留下任何可用的场地。 演讲嘉宾和现场娱乐表演也会在实际活动日期之前进行预订。 一旦你的活动日期安全，做你的研究，当你决定选择你的表演者时，立即签订合同。
组织你自己的活动计划清单是另一项应立即解决的任务。 通过规划活动策划过程中的所有步骤，确定何时需要完成这些步骤以及制定每个步骤的时间表，您将获得有价值的指导，帮助您开始并保持正轨。
开始时间太晚是最常见的事件计划错误之一。
不检查竞争事件
你有没有安排你的活动只为了学习 - 一旦规划过程已经开始，活动日期确定 - 同一天还有另一个竞赛活动？ 只有一个事件会吸引人群，所以不要抓住机会并且交叉手指，那些被邀请的人会选择你的事件。
完全避免这种情况。
尽快进行尽职调查并在发生任何事件冲突之前检查是否为时已晚。 查看行业聚会（无论大小），接近假期，重大体育赛事和当地聚会的时间表，这些活动可能会对参加活动的人造成严重破坏。 一旦你决定了你的活动的日期，请向你的客人说出来。 “保存日期”通知和“即将到来的活动”列表为那些感兴趣的机会在日历上标记您的活动。
不确认供应商
已签署的供应商合同是一项具有法律约束力的协议，并以书面形式向您提供一些信息，以使供应商对他们提供的服务负责。 但是，当您意识到供应商没有展示时，它在活动时不会为您做任何事情。 手头的事件合同不会为饥饿的客人提供食物，也不会将桌椅运送到空的宴会厅。 确认每个供应商不是一次，而是两次。 是的， 两次 。 在双方同意条款时确认收到签署的合同。 在事件本身之前再次确认。 这不是关于送餐或装饰细节的谈话， 这是一个特别的后续行动，以确保您的活动仍在他们的日历上。
活动供应商预定了多个活动，您的文书工作很容易迷失在洗牌中或被公司的其他人误认。 因此，确保通过回到他们办理登记手续并确认您的活动以及提供的日期，时间和服务的具体内容实际上符合他们的日程安排。 并保持供应商合同随时可用。
没有“计划B”
制定应急计划对于任何事件都是必须的，但对于计划在户外举行的活动尤其如此。 天气条件难以预测，如果发生飓风，大风或冰雹风暴威胁取消您的活动，请制定备用计划。 如果您的户外活动 - 或其中的一部分 - 必须移动到室内，则可以选择雨日，备用活动场地以及修改后的活动时间表。
除了为天气不确定性做准备外，还可以提前处理其他不寻常的情况。 现场配备发电机可以减少停电。 溢出停车可以移动到另一个预先安排的位置。 酒店房间可用性的问题可以通过在酒店区域内保留一些额外的房间来解决。 考虑你的事件的具体情况，并考虑那些更容易出现问题的领域。 通过提前规划和开发替代方案，您可以避免成本最高的事件计划错误之一。
不雇用足够的帮助
谈到招聘活动员工时，越多越好。 它会花费你更多的钱，但它可以节省你的事件。 想象一下：等待进入停车场的汽车的备份，而停车场乘务员疯狂地尝试跟上。 一系列沮丧的客人等待订购饮料作为一台服务器努力跟上需求。 大量刚刚抵达的客人不胜感慨事件登记员，让疲倦的旅客等待太久而无法登机。您明白了。 在忙碌的时候，让额外的活动人员随时为您提供帮助，为需要帮助的地区提供额外服务，解决问题，或者以问题到达客人的欢迎仪式，将活动从一个好的活动提升到一个精彩的活动。
在招聘活动人员时 ，请注意那些具有工作经验的工作人员。 只雇用专业，强烈推荐的员工。 教育他们关于你的事件是什么，将要参加的客人，你的期望，以及他们的联系人是谁，如果他们有问题或问题。 活动员工 - 即使他们是由外部供应商提供的 - 代表您和您的活动策划业务。 与活动工作人员的不良遭遇将留在客人和客户的记忆中，甚至可以让最有计划的活动变得尴尬。