选择您的主题和位置
这一步代表了您的观众在任何其他事情之前都想知道的两个变量。
会议的“地点和原因”将立即影响将邀请谁以及他们是否参加。
您选择的场地会影响整个会议并影响计划活动时您需要做出的其他决定。
识别参与者
开展重点突出的高效会议的一大部分是避免分心，这意味着限制高层决策者的邀请。 企业文化倾向于将所有相关方都包括在沟通中，但是可以通过消除那些可能通过不重要的讨论放慢进度的员工来提高产量。 与会邀请没有投票权的与会者，鼓励主要与会者在来参加会议前与下属交谈。
提供三个日期和时间
要小心你如何查询每位与会者的可用性。 在为您的会议安排互惠日期时，很容易打开“潘多拉盒子”的问题。
避免这种情况的一种方法是提供几个日期和时间，然后询问每个人哪一个最好。 如果你很幸运，那么其中一个日期将适合每个人。 如果不是的话，不要害怕向外界询问他们是否可以调整日历以容纳大多数人。
创建一个行程
关于将讨论哪些主题的时间安排以及谁将领导会议的每个部分至关重要。
规划人员可能需要向高层管理人员寻求建议，以准确创建行程。 初稿完成后，应提交小组批准。
讨论演示文稿需求
有很多不同的方式向团队提出想法，每个计划演讲者都会有自己的偏好。 PowerPoint功能，互联网访问和白板只是您可能需要安排的一些组件。 积极主动提出这些细节，并在会议前几天跟进确认。
日程安排餐饮
订购小会议食物的关键是保持菜单的功能。 您不希望餐饮干扰手头业务的任何方面，因此尽可能避免过度正式用餐。 如果要求提供正餐午餐，请尝试预订相邻的房间，以便与会者尽快返回会议。
发送最终细节
大约在活动开始前7天，您要将行程和细节的最终副本发送给每位参与者。 这应该包括当天订购的所有东西。 还包括路线，停车信息，房间号码和紧急联系人。
如果您正在与高管合作，那么还需要在电子邮件中复制他们的行政助理。
会议日
作为会议策划者，确保活动顺利开展是您的工作。 当然，您会想早点到达现场检查并与餐饮和A / V协调员见面。 根据位置的不同，您可能还想发布标牌，以便每个人都能找到通往房间的路线。
在那里你有它 - 八个相对简单的步骤来规划一个成功的小型会议。
执行每一步显然需要时间和勤奋，但是向参加者传达您的计划只是一场战斗。 越多的人知道会议期望什么，他们就会越做好准备开展业务。