供应商将基于对RFP中规定的要求的理解而产生出价，并且竞争性出价将被评估以产生选择获胜的供应商或供应商的短名单，然后供应商将向该公司递送呈现。
定义提案文件的请求
RFP文件对于获得满足客户业务需求的供应商至关重要。 如果文件存在缺陷，或者模糊的要求，缺失的要求或对供应商的不合理要求，则RFP流程将导致不完整的出价，或者在某些情况下根本没有出价。 供应商无需对他们收到的每个RFP提交出价，即使他们能够满足RFP要求，他们可能也没有能力及时交付这些要求。 当客户将RFP发送给可能在其领域处于领先地位的小型供应商时，往往会发现后者，但他们没有办法或能力来满足客户的需求。
根据已定义的要求和客户的具体需求，每个RFP都会有所不同。 即使在同一家公司内，根据主要要求，RFP文件可能会有不同的焦点。 对于某些RFP，重点可能在于价格，而其他可能关注交付时间或所需物品的质量要求。
RFP文件的具体特点
需要RFP文件的一些功能。 例如，每个RFP应具有特定的日期和时间， 客户要求所有潜在供应商提交出价。 如果在该日期之后提交投标，则应放弃投标。 如果供应商无法按时提交出价，那么这可能表明该组织可能存在问题，可能是送货问题。
但是，客户必须给供应商足够的时间来提交出价。 如果要求特别复杂，供应商可能需要组建一个响应团队，将需求分解到他们可以理解的领域，然后组装出价。 如果RFP中定义的时间表太短，响应可能会被冲击，供应商可能会猜测项目的复杂性，而不是完全理解它。 这将导致不准确的出价和浪费的RFP流程。
RFP文件应指出供应商是否对RFP中规定的要求有其他问题。 供应商不应该被允许给客户打电话，因为这可能导致一个供应商被赋予额外的信息，从而给他们带来竞争优势。
最好安排电话会议，以便每个供应商的代表可以询问并听取回到客户的问题。 这确保了招标过程的公平性。
RFP文件还必须明确指定供应商RFP响应的格式。 如果没有明确定义，则会发送格式不同的回复，并且无法比较供应商的出价。 响应格式应该标识每个部分中供应商要求的内容，例如引用，潜在团队成员的简历，供应商了解需求的文档以及定价格式。 如果每个供应商都遵守正确的响应格式，则可以更轻松地比较出价。