良好的商业记录管理意味着更少的税收时间压力
但是，尽管我们大多数人肯定认为商业记录管理是一种低效的工作，并且倾向于将其放在低优先级，但良好的记录管理不仅使我们的工作生活更轻松，而且可以在税收时间给我们真正的压力缓解。
以下是您可以做什么来简化记录管理：
1.保持业务和个人费用分开
听起来很简单，不是吗？ 但这是录制大多数人的记录管理的一部分。 例如，如果您将潜在客户带出一场高尔夫球比赛，那么这是一笔个人开支还是一笔营业费用？ （答案是私人的，因为绿色费用不是可扣除的营业费用。）因个人和商业原因而使用的车辆是另一个长期存在的问题。 您需要知道什么是合法的业务费用，哪些不合规定，并确保您的业务记录准确反映了这一点。
2.为所有业务费用获取足够的文档
许多商业人士认为“列表”足以满足记录管理的目的。 例如，他们在其信用卡对账单上有一个购物清单，并认为就购买这些购买物而言，这已经足够好了。
不幸的是，CRA（加拿大税务局）要求更高。 他们不会接受信用卡帐单或取消支票，因为通常会发出发票或收据时需要提供充足的费用文件。 国税局更宽容，如果没有收据，通常会接受信用卡对账单和取消的支票作为费用索赔的证据。
在保存记录方面，有两点需要牢记：
a） 总是得到收据 。 无论你购买什么产品，都要养成收据的习惯 - 无论多小。 一点费用也加起来，并且您需要商业记录的文档。
b） 如有必要，标注收据 。 除了购买日期和购买日期之外，商店周围还有商家收到没有任何东西的收据 - 当你盯着收据试图弄清楚什么是收据有问题的项目是哪种业务费用类别。
收到收据后 ，请查看收据并在其上填写缺失/相关信息，例如收据和费用类别。
3.为您的企业获取一个单独的银行帐户
虽然商业银行账户的收费与个人账户相比是非常高的，但商业银行账户对于良好的业务记录管理是绝对必要的。 商业银行账户可以帮助您将业务和个人开支分开。 您将所有业务收入存入商业账户，并且只从商业账户中提取任何与业务相关的费用或支出。
你应该得到什么样的商业银行账户？ 一个支票帐户 - 最好是每月发送报表并将您取消的支票返还给您。
业务检查有助于使您的记录管理变得轻松，因为您可以使用每张支票正面的备注行来记录费用的业务目的。
4.为商业费用使用和使用单独的信用卡
将您的个人信用卡用于商业目的将迅速让您陷入创纪录的管理泥潭。 商业信用卡通过帮助保持您的个人和企业费用分开，极大地简化了您的业务记录管理。 （这也有助于使您的业务看起来更专业。）
5.保持商务旅行的里程日志
如果您将任何车辆用于商业用途 ，里程记录将对记录管理起到很大的帮助作用。
记录年初里程表的里程（或公里）读数，然后在每次将车辆用于商业用途时按日期输入里程。 保持你的里程登录到你的车辆的手套箱中将使这一点变得简单。 如果您有多部车辆用于商业用途，请在每部车辆中记录里程日志。
6.将所有商业记录保存在特定的税收年度
将您的业务记录分散到整个地方对于会计或准备税款来说是一个真正浪费时间的事情，并且在财政年度之前组织您的业务记录管理系统将使您在需要时更容易找到所需的业务记录他们。
7.保持业务记录的正确时间长度
出于某种原因， 您需要保留业务记录的时间似乎有很多困惑。 出于税务目的，“如果您准时提交报税表，在相关税收年度结束后至少保留六年的记录。” 这六年的时间从您上次使用业务记录开始，而不是从交易发生的时间开始。
对于美国的纳税申报表，“自提交原始退货之日起3年内保留记录，或者自您缴纳税款之日起两年内保留记录， 以后到的时间为申请退税后退还信用证或退款。如果您从无价值证券或坏账扣除中提出损失索赔，则为期7年 “。
8.会计软件使其变得容易
凭借其易用性，移动设备的便捷性以及低成本，当今基于云的小型商业会计软件包可大大简化记录管理 。 对于大约10美元/月的软件供应商，例如FreshBooks和Zoho，它们提供适用于自由职业者和独资企业的基本入门套餐，包括发票 ，费用跟踪和简单报告。 想想能够通过智能手机直接发送发票，与客户拍下午餐收据并将其记录为费用，或使用内置计时器跟踪计费时间的优势。
这八件事情可以让您的记录管理变得轻松并不困难。 就像很多与经营企业有关的行政业务一样，他们只需要建立良好的习惯和持久性。 但是，如果您现在应用这些规则并贯彻执行，您将看到下一次纳税时间的巨大差异，并且您的会计会一年比一年更容易。