对于许多企业而言，除非出现问题，否则应付账款部门不会受到很多关注。 但是，运行良好的应付账款部门还有很多工作要做。 相反，还有很多问题可能来自一个只是一瘸一拐的问题。 这个部门通常对企业的现金流量产生巨大的影响，并且通过利用与供应商的支付协议可以获得或失去机会。
一个经营良好的应付账款部门应该能够利用批量折扣和提前付款折扣，并确定最佳的方式来保留大部分现金用于其他费用和投资。 该部门还应该能够确保供应商根据协议和合同履行其义务 ，因此如果不符合数量或质量标准，则问题得到解决并采取适当的纠正措施。
常见的应付账款问题
尽管削减成本和释放现金有很多机会，但企业在尝试实现这些目标时还面临许多障碍。 佳能2014年应付帐款优化研究发现，纸张处理是许多组织面临的最大问题之一，处理纸质发票是最大的问题。
其他主要关注的问题是：
- 确保付款按时完成
- 简化发票审批流程
- 与供应商取得最佳付款条件，并确保双方都履行义务
- 处理各种供应商会计和发票系统
- 记录和验证数据和交易的安全性
列出的许多问题由于依赖纸质发票而变得更糟或者造成了问题。 丢失的文书工作在许多组织中是一个常见问题，导致延迟或错过付款。 此外，虽然一些企业有兴趣将文书工作数字化，但大多数供应商仍在邮寄纸质发票或通过传真发送。
大多数小企业都处理他们自己的应付账款文书工作，其中大部分都是手动完成的。 由于很少有供应商转向电子账单，大多数组织都花费大量人力手动输入数据并创建文档的数字副本。
纸质文件的使用经常会减慢发票审批流程，因为必须制作副本并将其交付给适当的管理人员进行审核。 当文书工作无法以数字格式轻松访问或获取时，分析数据并确保获得最佳付款协议以及履行义务是一项挑战。 如果企业在需要时无法支付款项，那么准时和早期支付折扣协议很容易丢失，因此与文书工作相关的问题可能会很昂贵。
改进和优化
由于与应付账款部门的正常运营相关的一些问题源自相同的根本原因，因此组织也可以做出一些调整，以便同时处理许多问题。 企业可以简化其应付账款部门流程的三种最有效的方式是：
- 使用对象字符识别来数字化文书工作
- 利用供应商可以访问的在线门户
- 创建管理工作流程
OCR
虽然许多公司通常利用扫描仪来创建文书工作的数字副本，但这通常只涉及创建保存在计算机上的文档的图像。 这意味着信息仍然需要手动输入到数据库中，因此尽管记录丢失问题较少，但仍然很耗时。
对象字符识别或OCR涉及扫描文档并从中检索数据。 这些数据可以自动添加到数据库或电子表格中。 OCR程序有助于减少人工输入数据错误的问题，并允许在收到文书工作后尽快输入信息。 OCR几乎与员工扫描文档以创建图像文件的时间相同，并且通常不需要任何额外的步骤。 根据Gartner，有些组织能够发布80％或更多的发票，而无需员工直接参与。
供应商门户
简化将发票和数据输入集中系统的流程可以帮助企业创建或利用在线门户，使企业及其供应商能够跟踪订单，查看发票并查看付款时间。 将这些数据提供给组织中的许多人员可以帮助确保应付账款部门有适当的监督，并有助于加快审批发票所需的时间。 让供应商访问门户网站可以使这些企业提交发票和追踪付款，并且了解收到的物品或发票问题的任何问题。
建立工作流程和流程
然而，一个组织决定处理他们的数据管理工作，重要的是有一个既定的流程来管理账户和付款。 这使企业能够确保运营正在发挥作用，并找出可能导致错误或延误的繁琐或替代方案。 据德勤表示，这些流程应详细说明应收账款部门在收到发票时的作用，数据的输入和共享方式以及批准发票的流程。 还应该有指导方针来确定处理支付不同类型供应商的最佳方式。
尽管许多供应商在30或90天内提供了付款折扣，但如果这样做会妨碍组织的现金流量，则可能不值得这种折扣。 确保公司和供应商都符合合同或协议的规定也是至关重要的。 建立处理这些问题的工作流程可以帮助组织做出正确的选择。
如果供应商没有及时交付足够数量或适量的库存，那么在这些问题得到解决之前，公司可能不希望支付发票。 在确定发生这些问题时应该做什么时，工作流程可能至关重要。 此外，还需要及时支付给供应商的款项，以防止延迟付款失去折扣或招致罚款。 每个供应商协议都需要记录并随着情况的变化而更新，流程应确保每个账户得到适当的处理。
创建工作流程也可能有助于公司：
外包
数字化记录，实施OCR和使用供应商可以访问的门户网站可能不是小型企业所必需的，但企业不应该认为成本会阻止企业获得这些优势。 虽然建立和维护电子系统的成本对于许多中小型组织来说可能是过分的，但内部通常不是必需的。 组织可以将这些任务外包给各种第三方提供商。 从设立OCR流程到帮助公司创建分析供应商合同的工作流程，组织可以获得外包援助。
虽然组织可能无法自行承担实施各种IT系统的成本，但由第三方处理这些IT系统往往非常经济。 企业将需要比较使用外部各方开发这些系统的成本与释放现金的潜在节约和价值，但外包允许组织利用通常会过于昂贵的技术和系统。
- 确保为每个新订单创建采购订单
- 验证发票是否符合收到的产品并达到合同协议
- 检查记录以确保付款已经完成，按时完成并且没有重复
- 确定支付发票的最佳方法，例如通过电子转帐或信用卡来降低费用