组织是成功会议的关键
会议计划与其他类型的活动计划不同，并包含其他步骤。
会议往往是大型活动，通常需要一年或更长时间才能制定计划。 您的待办事项列表可能包括选择场地，预订酒店房间，设置在线注册，确保发言人安排招待套房，举办展览大厅，安排会议，处理食物和饮料等等。 准备一份组织良好的会议计划指南，对任何成功的会议策划者都是必不可少的。
以下步骤将帮助您准备会议规划指南，作为规划任何会议的蓝图。 根据您计划的事件自定义和修改指南，并将其保持在手边。 在准备和使用得当时，它将很快成为您最有价值的会议规划工具。
从基础开始
会议计划指南的第一部分应包括有关会议的基础知识：
- 活动日期和时间
- 活动地点（如果知道）
- 事件目的
包括其他已知元素，例如替代日期或与会者数量。
什么是计划？
在计划会议的各种要素之前，您必须弄清楚这些不同的元素是什么以及它们适合您的事件的整体方案。
所以拿出笔和垫或坐在电脑前，开始写下所有想到的东西。 不要担心按重要性或按时间顺序排序。 那会晚一点。 现在，您将基本上制定一份非常长而简单的待办事项清单，这些清单将分解为不同的独立组件，在规划过程中单独处理。
本部分可能列出以下任何一项：
在编写这份清单时请花点时间，这样您就不会忽略任何内容，并继续添加以后出现的任何内容。 不要被上面列举的许多责任领域所淹没; 这里的目的是现在想一切，所以你可以有效地计划和管理每个项目。
选择一个场地
一旦确定了举行会议的时间并了解活动的总体范围，下一步就是选择一个场地。
根据会议的规模，您可以选择一个场地来满足您的所有会议需求，从展厅到会议室，宴会厅和酒店客房。 如果会议规模太大，无法安置在一个地点，请寻求一个靠近外部酒店或餐饮场所的场地，以便与会者不必走太远就可以从一个会议活动穿梭到另一个会议活动。
考虑与会者注册
与会者将如何注册参加此次会议？ 他们将如何获得注册确认？ 在会议上如何生成和分发名称标签？ 您的会议计划指南将包括所有这些问题的答案，并应在会议注册进行后更新。
如果预计一个事件会吸引大量的人群，那么在线会议注册系统是一条可行的路线。
该系统可以处理付款 ，跟踪注册和组织其他相关信息，并协助生成报告。
参展商和会议展览大厅
展览区域是会议的共同特点，为赞助商和供应商提供租赁空间以促销其产品和服务的机会。 如果展会功能得到有效推广并获得好评，这也是会议主办方带来收入的机会。 根据会议的规模，管理参展商和展厅需要额外的时间和资源，以便相应地进行规划。
如上所述，在线会议注册系统是跟踪注册的最佳方式，因此如果您期待大量参展商，请考虑将参展商注册纳入您的与会者注册系统。 参展商还需要以下内容：
- 参展证件
- 会议展览大厅地图列出了展位号
- 展位搭建和拆卸手册
- 展台合同
- 现场供应商名单可用于协助展览租赁和服务
作为会议策划者 ，您将负责聘请安保人员以确保位于展厅内的材料的安全。
计划会议详情
由于解决了一些较大的责任，例如会议场地选择和与会者注册，您可以将注意力转移到计划会议详情上。 正如计划任何性质的事件一样，组织对于细节的关注至关重要。
现在是时候把你在会议计划过程开始时放在一起的待办事项清单列出来。 查看清单并根据需要进行更改或添加，以反映最新的任务和职责。 接下来将这些项目按时间顺序排列，从可以或必须提前完成的项目开始。 例如：
- 预订酒店客房
- 预留展厅空间
- 研究在线会议注册系统
- 计划会议营销计划
从一开始就从这里开始。 对于每一个必须遵守的细节，包括一个后续行动，以确保合同签署和收到。 随着会议日期临近，您的行动项目将包括短期任务，例如：
- 选择配色方案和装饰
- 做插花
- 选择菜单
- 为演讲者或贵宾安排机场接送服务
将会议计划指南视为您计划会议时包含的所有内容的前导手册，无论它多么小。 本指南将很快成为一种宝贵的工具，不仅可以让您保持按时组织，而且可以在大日子临近时缓解紧张情绪，并提出您是否忘记了某些事情。