建立有效的应收账款管理策略是经营成功业务的关键部分。 尽管如此，我们还是经常处理那些没有采取有条不紊的方法来处理这种情况的中小企业，而且他们更糟糕。 改善和优化应收账款流程为该表带来了许多好处，而且它们不仅适用于AR本身。 精简高效的AR流程也对营销，销售，客户服务和整体运营产生积极影响。
所以，投入时间和精力来改进它是非常值得的。
为什么优化应收帐款问题
与许多企业主一样，您可能不会立即看到主动优化应收账款流程的好处。 然而，如上所述，这样做可以大大改善您业务的许多方面。 它防止现有资本浪费，从而增加流动性。 反过来，一家企业能够更好地减少债务，降低成本，增加资金，并在许多情况下超越竞争对手。
优化应收账款流程的一个关键部分就是要尽早启动流程。 通常情况下，企业非常希望进行销售，以便将事后应收账款视为事后处理。 尽早开始流程意味着在客户关系的早期阶段讨论付款条款等事情。 在这个过程的早期，让一个新的客户在电子支付的过程中成为积极主动地处理这种情况的另一个例子。
然后，在做其他事情之前，尽可能在过程中尽早让贵公司尽早将应收帐款作为优先事项。
典型的应收账款陷阱
企业主往往会将应收帐款推到背后，假设单独保持良好就够了。 然而，不良的AR实践会给企业带来一系列问题。
从提供信贷给不合格的客户到未能及时跟进逾期账户，不良的AR实践会从业务中吸收时间，金钱和生产力。 他们经常产生连锁反应，几乎涉及公司运营的每个方面。 最糟糕的部分是很多问题都很容易避免。
其他与AR有关的常见问题包括：不适当地应用和分配现金支付，不注意发票和账单的准确性，以及未能生成和正确使用报告以解决潜在问题。 这些和其他失误中的任何一种都会对即使是非常成功和有利可图的业务也造成影响深远的问题，因此，尽早采取措施予以纠正是非常值得的。
优化这五项活动以改进应收账款处理
优化应收帐款流程似乎从一开始就令人望而生畏。 但是，通过对这种情况采取有条不紊的方法，您可以实施相应的更改，从而实现相当快速和显着的改进。 为了您的方便，我们已经确定了五项活动，如果适当优化，这些活动将显着改善您的应收账款流程的整体功能，从而为您的整个业务带来许多令人兴奋的收益：
- 保持准确的客户数据 - 集中主数据流程以确保客户账户和信息的准确性是建立和维护有效应收账款流程的关键部分。 例如，不正确的地址可能导致发票被邮寄到错误的地方，导致延迟付款。 应该对客户账户进行一致审计，以检查异常或不适当的付款条件，信用额度，折扣等异常情况。 客户数据的变更应该适当地形成文件，并且应该设置控制措施以防止未经授权的人员访问或编辑数据。
- 建立一个清晰，简明的信用审批流程 - 为了促进销售，企业常常陷入不利的信用习惯 。 当然，这会导致一个恶性循环，最终可能对公司造成灾难性的后果。 扩大信贷可能是一件非常好的事情，但必须建立明确的过程。 它应包括明确的指示，说明何时以及如何评估和优先信贷限额，何时搁置账户以及申请流程如何运作。 由于情况发生变化，应该定期审查信贷审批程序。
- 建立有效的结算流程 - 客户的结算和发票必须准确并简化才能生效。 定价错误，计量单位等可能造成严重破坏。 此外，发票必须及时创建和发送，并且生成方式应该一致并定义。 改善计费和开发票的一种方法是尽可能地自动化，所以不要害怕依靠技术。 使用例外报告查明有问题的帐户。 如果可能的话，建立一个客户门户，将一些工作转移给客户，同时赋予他们一种自主感。
- 确认现金申请流程 - 抵达后，必须正确地申请付款。 它们应该适用于正确的客户和适当的发票。 否则，如果以后出现争议或问题，试图解决初始问题将非常困难。 还应该快速应用付款，以确保在任何特定时刻，您知道哪些帐户是最新的，哪些帐户已过期。 优化流程的一个潜在方法是提供有限数量的支付选项以简化操作。 在截止日期之前及时并且很久之前过帐日记帐分录。 在可能的情况下，避免将现金转储到悬疑账户中，直到您有时间确定其实际应该到达的地点为止。
- 优化收款流程 - 正确优化应收账款可以更及时有效地收款。 例如，在正确应用付款时，很容易确定哪些帐户有可能违约。 收集工作应该是一致和有条不紊的。 应该建立明确的谈判付款计划的流程，以确保它与公司的总体目标相吻合。 应尽可能自动执行流程，以减少手动输入错误的风险。
采用改进应收账款流程的八项最佳实践
美国生产力与质量中心（APQC）制定了一套称为开放标准的标准。 它们概述了应收账款处理的最佳实践，并且在您磨炼AR流程时应该证明它们是非常宝贵的。 为了您的方便，我们总结了APQC开放标准中最重要的八点：
- 消除接收付款的障碍 - 例如，调查您的客户，了解哪些付款方式对他们最有效。 从那里，请考虑提供不同的付款选项，以便客户能够更轻松地按时付款。
- 优先考虑信用管理 - 不要仅仅为了保持销售不变而扩大信用。 这个策略长期反弹，只是由于信用管理流程不佳而可能出现的许多潜在问题的一个例子。
- 定期评估应收帐款 - 建立监控和评估应收账款状态的具体时间表。 理想情况下，每周至少应该做一次。 越早发现错误，您就能越早纠正错误 - 并且越不可能为您的业务造成重大问题。
- 考虑缩短付款条款 - 没有法律规定所有客户都必须有30美元的付款条件。 通常情况下，使用较短的付款条件会促使付费较慢的客户至少更快地付款，因此这是一个值得考虑的选项。
- 创建账单争议解决流程 - 建立处理账单争议的具体流程。 这不仅会简化流程，而且还会提高客户的整体满意度，因为您的团队在发生争议时会准确知道该怎么做。
- 自动化 - 研究不同类型的软件和其他形式的技术，以尽可能多地自动化应收账款流程。 不仅可以消除人为因素，整个过程的准确性和可靠性也会更高。 许多计划都很昂贵，但由于错误较少，而且在许多情况下，员工生产力也得到了提升，因此投资回报率相当可观。
- 建立一个前瞻性的收集流程 - 将收藏放在首位，并通过建立清晰简洁的收藏策略来加以实施。 理想的情况是，尽早干预。 当一个账户进入过期到期的专栏时，您的团队应该全面了解并知道该做什么。
- 电子账单 - 如果您有办法做到这一点，请以电子方式开账单客户。 虽然会有一些人不能支持电子发票和付款，但大多数公司现在都在使用这种方式。 您必须发送的纸张检查越少，必须发送的邮件越多，整个过程就越简单，越准确。
正如你所看到的，你不必从头开始改进和优化你的应收账款。 您可以选择同时占用一个区域，也可以全速前进并一次完成整个区域。 无论哪种方式，您为优化应收账款而采取的任何步骤都将长期得到回报。