联邦法律要求您保留薪水记录和其他文件
雇主需要保留哪些薪水记录？
您通常会在开展业务的过程中保留法律所要求的大部分记录，因此遵守不应该采取额外步骤或工作方式。
查看您已有的记录，确保您符合IRS和FLSA的要求。
记录可以以任何形式保存，包括电子版。 所有非豁免雇员和最低工资要求的雇员必须遵守以下规定：
- 个人信息，包括雇员的姓名，家庭住址，职业，性别和出生日期，如果他不满19岁
- 他的工作周开始的时间和日期
- 每个工作日和每个工作周的总工作时间
- 每日或每周总收入
- 在加班工作的任何一周，按小时支付工资率
- 工作周的加班费总额
- 每个支付期支付的工资总额
- 付款日期和付款期限。
非免税员工的工资必须至少达到最低工资标准，并且每周工作时间超过40小时可获得加班费。 如果按照薪水每周至少支付455美元，并且他履行了某些工作职责，通常是行政，执行或管理层，则该员工可以免税。
直接支付是在工作周的前40个小时内获得的。
豁免员工所需的记录与非豁免员工所需的记录不同，家庭雇员，非正常工资安排的员工，提供住宿或其他设施的员工以及接受补习教育的员工均需提供特殊信息。
如果您的任何工人属于这些类别，请咨询律师。
您必须保存的表单
除了薪水支票记录之外，您还应为每位员工保留一些其他文件。
- 他的W-4表格的签名副本显示联邦扣缴。 此表单可以多次更改，因此请确保最新的表单保持最新状态。
- 员工授权减免工资的任何表格的副本，包括联合之路或其他慈善机构的福利和特殊捐赠
- 雇员的原始申请表和任何证明文件的复印件，如简历或成绩单。
- 记录薪酬水平的变化，包括升职或降职，以及这些行为的原因。
什么是保持薪水记录的最佳途径？
薪水记录，包括记录所有工作时间，薪酬状况和薪酬变化的记录应保存在单独的文件中。
您还必须记录对员工薪酬和福利所做的所有更改，包括员工同意。 除了FICA税和装饰品之外，您必须获得员工工资扣除的书面同意。
人力资源专家苏珊·希思菲尔德详细说明了员工人事档案中应该包含哪些内容。
谁允许查看员工记录？
大多数企业都将员工记录保存在一个限制区域内，并且只允许可能因为其就业排名或职位而需要查看记录的个人访问。 员工记录不应该从记录室中删除。 如果您的员工人数不多，您可能需要制定人事档案访问政策，以便人力资源员工知道如何回应请求。
- 应该允许员工看到他们自己的记录。 在查看自己的记录时，您可能希望让某位员工与员工在一起。
- 指定哪些公司的员工可以查看员工记录。 访问通常仅限于人力资源部门的员工以及高于一定水平的管理人员和高管。
- 出于审计目的，各种联邦和州审计员可能被允许访问员工记录。 您可以在允许审计员访问员工记录之前申请许可证。
- 在某些特定情况下，代表员工参与诉讼的律师可能会被授予访问权限。 在允许查看记录之前，顶级官员或公司的律师应该核实律师的请求。