发生问题之前要做什么
您的投诉处理系统是什么？
为了使处理投诉更容易，您应该有一个系统，当租户需要提醒您维护请求时，他们可以遵循。
有两种基本的方法你可以去：
- 正式请求：一些业主倾向于让租户通过正式流程提交维护请求。 这一过程应作为租赁协议的一部分明确阐述。
这个过程通常涉及某种书面请求。 该请求通常会包含以下信息：- 租户的姓名
- 地址
- 单位编号
- 电话号码
- 投诉日期
- 投诉类型
- 投诉说明
- 特别要求
- 在线表格 - 如果您有一个网站用于您的物业投资 ，您可能需要考虑为维护请求添加一个区域。 租客只需要去你的网站，填写表格并点击发送。
要么 - 纸质表格 - 这是一份硬拷贝，承租人可以扫描并通过电子邮件发送给您，传真，递交或放置在您专门用于此类请求的某种邮箱中。
确保在出现需要立即关注的维护请求（例如管道爆裂或冬季缺乏热量）的情况下，租户有能力与正常工作时间后的物业经理或修理工联系的紧急程序 。
- 非正式要求：地主的另一种选择是非正式要求。 通过这种类型的请求，当租户出现维护问题时，他们只会打电话给您或发送电子邮件给您，具体取决于您的首选沟通方式，并说明情况。 电话请求将在您设定的正常工作时间内进行，除非是紧急情况，在这种情况下，他们将按照您所设置的紧急程序进行。
谁来处理维护请求？
您必须决定谁将负责处理维护投诉和请求，所以在投诉进入时您不会感到不适。在租户遇到问题时，租户需要知道他们应该联系谁。
- 你 ：你会负责处理维护请求吗？ 您有这样的要求，让租户与您联系吗？ 对于这样的要求，你是否很乐意进入租户的公寓？ 你是否具备处理管道和电气维修的知识基础和技能，还是需要聘请专家？
如果您决定自己承担这些维护请求，则需要确认您的技能组合。 虽然你可能知道如何修理门把手，关闭主水阀和地板，你知道如何焊接管道或安装硬连线烟雾探测器吗？ 从一开始就了解自己的局限性非常重要，所以您可以针对自己无法处理的维修进行适当的计划。 - 物业经理 ：你会聘请物业经理来处理维护请求吗？ 如果您对维护要求不满意，或者只是不想被打扰，可以聘请物业管理公司来做。 他们会有一支熟练的工作人员队伍或聘请外部承包商来执行这些要求。 虽然这是一个更昂贵的选择，但它确实为您节省了处理持续维护请求的麻烦，并为您节省了分配更多生产力时间的机会成本。
- 其他人 ：如果您没有技能，知识或愿意处理租客投诉自己，并且不想花钱聘请物业管理公司这样做，那么您不能让您的财产陷入混乱之中，你必须有人来处理这些问题。 有了这个选项，你不会为某人付月薪; 相反，你会支付他们照顾每个单独的问题，因为它出现。
你必须做你的研究，找到你所在地区的当地修理工和承包商。 你会想找：
- 杂工 - 谁来处理基本修理。
- 电工 - 谁会照顾电气问题。
- 水管工 - 谁可以处理管道和排水问题。
- 深夜和周末 - 确保你也知道这些人将可用的时间。 如果他们在奇数时间不能使用，则需要确保您拥有某人。 凌晨2点在夏威夷度蜜月时，你不想疯狂地寻找备用修理工
- 紧急联系电话 - 随时备有当地消防站，警察局和中毒控制中心的号码。