表格I-9也是雇主使用电子验证系统进一步验证的基础。
在你开始填写表格I-9之前
在开始招聘第一名员工之前，请准备I-9表副本。 确保您拥有Form I-9的最新版本。 在2013年5月7日之后，雇主必须使用目前的表格，截止日期为2016年3月31日。
I-9表格（PDF格式）的副本可从美国海关与移民服务局（USCIS）网站获取。 该表格可以在线填写，然后打印出签名。
I-9表格必须在雇用时完成，并且您（雇主）必须为所有员工保留所有I-9表格。 如果表格填写完毕并且您接受了员工提交的文件，如果您发现员工错误地陈述了其工作资格状态或者员工提交的表格被发现无效，您可以解雇员工。
完成第1部分 - 员工信息和证明
第1部分由员工完成。 雇员必须包括姓名，婚前姓名，地址和出生日期。 员工应该包括社会安全号码，但该号码是可选的，除非您的公司正在使用E-Verify系统。
然后员工证明他或她的身份 - 以下之一：
美国公民
非美国公民
合法永久居民（包括外星人＃）
外国人有权工作（包括外国人＃或入场＃）直到（包括到期日，如适用）
有人可能会协助员工填写表格I-9的第1部分。 编写者和/或翻译员认证部分应由帮助者填写。 一定要打印助手的名字和地址。
完成第2部分：雇主审查和核查
第2部分由雇主填写。 您必须查看必要的文件以验证（a）身份和（b）员工的工作资格。 请注意，列表A中的文件（例如美国护照）验证了两者的身份和工作资格。 列表B中的文件验证列表C中的身份和文件，以验证工作资格。 如果您没有清单A中的文件，您必须从清单B和清单C的每一个中获得一份文件。
可接受的文件
I-9表格中包含可接受文件的清单 。 您可以在USCIS雇主手册中找到有关可接受文件的更多信息，包括文件示例。
关于社会安全卡的说明：您不能接受层压的社会安全卡或社会安全卡，其中声明“无效用于工作目的”。 社会安全管理部门发布的显示员工社会保险信息的打印输出不适用于社会安全卡。
提交给您进行验证的文件必须与员工证明的资格状态相符。 如果提交给您的文件与员工所证明的状态不符，则不能接受。 例如，如果员工证明他或她是美国公民，但向您显示“绿卡”，则您无法接受该文件。
文件到期日期
有些文件，如护照或工作许可证，有过期日期。 已过期的文件不能用于验证。 如果文件将来到期，您必须接受它，但记下员工记录保存系统中的到期日期。 如果文件到期并且员工未提供显示未来到期日的新文件，该员工将不再有资格在美国工作。如果您的公司受到检查，您可能会因为继续雇用此人而受到罚款和处罚。
仅限原始文件
所有提交的文件必须是原件。 复印件不可接受。 如果您对文件是否为副本有疑问，请从美国政府机构或州，县或市政府机构寻找盖章或盖章。
如果一份文件与I-9员工的姓名不同，请提问。 只要文件看起来是真实的并且与人相关，名称的轻微拼写变体也是可以接受的。
在您审阅文件并作出合理判断之后，您必须证明他们既是（a）真实的（而不是副本或其他有疑问的）和（b）与所指名的雇员有关的，你必须证明在伪证的处罚下，尽你所知，该员工有权在美国工作。包括员工为您的公司工作的日期。 签名，日期，打印您的姓名和职位，并包括公司的地址。
第3节更新和重新验证
第3部分用于更新已过期文件的信息，并允许将新文件到期日期添加到表格中。
保存文件副本
如果贵公司正在使用E-Verify系统，请保留所有文件的复印件。 如果您未使用电子验证，则无需保留文档副本。 如果您确实保留副本，请为所有员工执行此操作。
表格I-9完成后 - 做什么
作为雇主，您必须为所有员工保留一份完整的表格I-9的副本。 您无需将此文档提交给任何美国政府机构。
本文中的详细内容是为了帮助您作为雇主了解完成I-9表格的要求。 他们不打算具有包容性。 请务必仔细阅读整个I-9文档，以确保完整且正确地完成此文档。
纠正错误
纠正I-9表格中的错误与其他重要文档一样。不要使用白板或尝试擦除错误。 纠正重要文件错误的标准程序是：
- 通过不正确的信息（确保信息仍然可以读取）
- 进行更改
- 日期和初始更改。
填写表格I-9的提示
- 您作为雇主可以指定雇员或其他人来填写I-9表格的雇主部分。 但是，INS说：“如果其他人代表你填写I-9表格，他或她必须承担I-9的全部责任。”
员工可以获得帮助，完成第1部分。确保助手完成“编制者和/或翻译员认证”部分并让员工签字。 - 您需要保护员工在I-9表格和支持文件上提供的隐私信息。 仅将此信息用于I-9目的，并将文档存储在安全，安全的位置，例如锁定的文件柜，只有少数可信的人员才能将文档关键。
- 美国一些州的职业介绍所可能会验证就业资格，并对他们发给您的员工进行认证。 在这种情况下，请确保您获得并保留您所在州的认证副本。