W-4,I-9,工作申请,国家注册等
雇用后,你立即承担新员工的文书工作和法规责任。 在员工开始工作并收到他或她的第一份薪水之前 ,您需要填写一些表格才能让员工完成工作。 根据联邦和州法律,这些表格必须由每位员工填写。
在大多数情况下,你不需要将表格退回给任何人,但你必须保留它们。 当这些表格完成后,您应该将它们放在特定的位置,供员工和其他需要查看它们的人员使用。 美国劳工部(根据工资和小时部门) 对工资和人事记录有特定要求 ,必须保留在所有员工身上。
联邦,州和地方机构也可以出于各种原因对您的员工记录进行审核 ,因此保留记录非常重要。
01 - 联邦所得税扣缴表格W-4
所有 新员工 在领取第一份工资之前都必须填写W-4表格。 该表格包括婚姻状况,受抚养人数量和指定的额外预扣金额等信息。 它被用来计算预扣联邦所得税。 你不必保留所有W-4表格的副本,只是最近的一个。
雇主不应向员工提供如何填写此表的建议,但您可以将他们引导至IRS文章以帮助他们填写此表。
务必使用W-4表格的最新版本。 2017年税收减免和就业法案对扣缴表进行了重大调整,员工可能想要更改扣缴税款,以避免从他们的薪水中征收太多税。 您应该使用2018 W-4表格用于新员工以及想要更改表格的员工。
员工可以随时更换他们的W-4表格。 例如,员工可能会收到奖金并希望更改扣缴。 作为雇主,你有责任跟踪最新的变化,并确保员工薪水反映雇员扣留的意愿。
02 - I-9表格和电子核实系统的就业资格
作为雇主,您必须记录新员工在美国工作的资格。您必须使用的文件是F -I-9 ,就业资格认证,每个新员工都必须填写此表。 新员工必须提供(a)身份和(b)工作资格的文件。
I-9过程有两个步骤。 首先,员工填写表格并说明将使用何种身份和工作资格文件。 然后,你作为雇主必须查看这些文件,并确保它们足够适当。
您必须将此表格保留在员工的记录中,但您无需将其发送给任何人。 如果移民官员来到您的公司或想要检查您的员工文件,该表格就是您验证员工的工作资格的证明。
较大的雇主(拥有许多员工)可以注册E-Verify系统,并用它来检查新员工是否有资格在美国工作。系统使用表格I-9中的信息与联邦数据库进行比较。
03 - 工作申请表
每个新员工都必须填写工作申请表,即使此人已经提交了工作简历。 工作申请表包含有关可以验证的新员工的信息,例如以前的雇主和教育。 它还包括申请人必须签署的几个声明。
申请表上的一项声明证明,申请信息是真实和正确的,而其他声明允许雇主进行参考检查和背景调查。
为每一位员工提供申请表,保护您作为雇主从申请人处获得欺诈申索,并允许您在申请表格不准确的情况下采取行动。
04 - 国家扣留和注册
雇主必须向新员工注册其新州雇用通知制度; 此注册允许州政府收取这些员工的子女抚养费。 本文包含状态通知系统的列表。
每个征收所得税的州都要求雇主报告并缴纳税款。 有关如何在州内注册为雇主的信息,请与您所在州的收入部门(或同等部门)联系。 本州机构还会向您提供有关报告和支付代扣金额的预扣表格和要求的信息。
对于有所得税的州,您需要从员工工资中扣除这些税,并将扣缴的税款发送给相应的州机构。
05 - 雇用新员工的清单
以下是新雇佣流程的12步清单 ,因此您不会忘记任何事情。 它包括获得雇主身份证号码 (联邦雇主身份证号码),向国税局注册税务申报和付款,并向贵州的税务机构进行注册(如果需要缴纳国家所得税)。 其他注册和要求也列出。
06 - 一件事 - 你的员工手册
如果您的企业有多名员工,则应该有员工手册或政策和程序手册。 除了政策和程序之外,手册可能包括工作流程描述和优惠。)所有新员工都应该收到本手册的副本,并应签署他们已阅读并理解该手册。
员工手册将成为您和您的员工的具有法律约束力的文件。 让员工阅读员工手册可以帮助防止心怀不满的员工,未满足的期望以及可能的诉讼。