针对小型企业的薪资分步指南

正确计算工资单可能是一项挑战,尤其是当您是小企业主时。 您的专长在于创业 - 不一定要跟踪适用于您每位员工的各种劳工和税法。 无论您是单一员工还是大型员工,建立准确可靠的薪资系统都可以避免您的员工和企业遇到严重问题

申请雇主识别号码(EIN)

您的EIN是专门为您的企业分配的唯一号码,用于IRS目的。 当向联邦政府和州政府机构报告有关员工的信息时,此编号标识您的业务。 这些信息的例子包括代表他们支付的总收入和税款。 您可能会听到EIN被称为表格SS-4或税号 - 这些与EIN相同。

直接通过IRS申请您的EIN。 完成此交易的最便捷方式是通过在线应用程序。 但是,申请也被传真和邮件接受。

检查额外EIN要求的州和地方法规

虽然许多州和地方接受您的联邦EIN身份证明,但有些确实需要单独的号码用于税务目的。 例子包括纽约,马萨诸塞州和南卡罗来纳州。 您可以通过访问相应州的小企业网站来确定您的城市和/或州规定。

了解独立承包商与员工之间的差异

无论您是雇用独立承包商还是员工,都会对收入,医疗保险,社会保障和失业税的支付方式产生重大影响,因此理解这两者之间的区别至关重要。

基本测试归结为以下三个问题:

获取所需的员工表格

一旦你的文件准备妥当,你就准备雇用你的员工。 务必在就业的前几天收集税款和薪资信息,以确保他们及时获得第一笔薪水。 您可能希望鼓励员工使用直接存款以加快付款速度。

每位员工必须填写一份联邦所得税预扣表W-4,该表格允许您计算正确的预扣税。 员工还必须填写I-9表格,以确认他们在美国合法工作。

选择您的薪酬期限

您拥有的薪酬期越少,完成工资单就越容易。 但是,一些州要求员工按照一定的时间表收费,例如每周或每两周一次。 如果您希望每周少于一次地运行工资表,请联系您的国家劳工部以确定您的建议工资期是否符合国家法规。

创建工资相关流程

在您能够发布准确的工资支票之前,您需要一种跟踪员工工时的方法。 有许多工具可用于此目的,从基本登录表单到追踪员工在手机或计算机上的活动的平台。 如果您计划提供支付休假时间,加班工资和其他福利,则制定支付休假政策也很重要。

另一方面,您必须制定一个流程,确保扣除福利,税款和类似费用后,才能代表您的员工向适当的供应商和代理机构支付费用。

选择一个工资平台

如果您计划在内部处理工资单,请确保您或您的簿记员对此任务的细微差别感到满意。 有几个高质量的工资单平台可以让事情更轻松。 但是,大多数小型企业更喜欢外包控制器服务,因为这些专业人员具备准确且准时生产工资单的知识和经验。

制作您的工资单

一旦您或您的控制员将员工的个人信息输入到您的薪资系统中,您就可以开始第一次工资发放。 使用适用于每小时(非豁免)工人的计时工具,输入或报告每个工作小时数。 受薪(免除)工人不必报告他们的工作时间。 他们每周支付相同的金额。

注意:如果您在会计中进行成本核算,您仍然希望受薪员工跟踪他们的工作时间。 它不会考虑到他们的每周工资,但是你会希望能够准确地分配工作时间来理解成本。 考虑使用时间跟踪程序与您的总账会计软件同步生成这些报告。 许多人也会与薪资同步,因此您可以将其用于受薪员工和小时工。

保留必需的记录

为了国税局的目的,必须保留某些与工资有关的记录。 作为一般规则,您必须保留所有正在就业的个人的所有记录,而不论其任期的长短。 许多记录必须在就业终止后的一段时间内保留。 例如,就业税记录必须保留至少四年。 具体说明可通过IRS获得。

计算和支付联邦和州工资税

最后,你作为雇主负责缴纳工资税,并生成某些报告。 一般来说,报告要么是每季度要么是每年一次。 利用国税局和州税务局提供的资源,确保所有税收和报告得到适当处理。

准确准时的工资是您业务中最重要的责任之一。 首先,薪资错误是打乱员工的绝好办法。 其次,税收错误可能导致重大罚款和处罚。 仔细考虑你的工资单将如何处理,以确保你避免最常见的陷阱。