什么是豁免扣留？
预扣税是从雇员支付联邦和州所得税以及FICA税 （社会保障和医疗保险）中获得的金额的总称。
如果收入低于一定水平，一些员工可能不需要从他们的工资中获得联邦所得税。 如果这两种情况都适用， IRS允许员工在特定年份申请免扣税：
- 在去年，他们有权退还所有联邦所得税，因为他们没有纳税义务
- 对于当年，他们预计退还所有联邦所得税，因为他们预计没有纳税义务。
某些类型的员工可以免除：学生，兼职员工，65岁以上的员工和盲人员工。
正如你所看到的，预扣税豁免只有一年有效。 必须每年提出要求，并且必须在2月15日前提出要求。2月15日以后，您不能接受扣缴豁免的索赔。 该雇员将不得不等待下一年要求豁免。
如何知道员工是否免于扣留？
在这种情况下要记住的主要问题是，您只能根据员工给您的文档更改预扣。
在员工向您提供正确的表格之前，您必须根据员工填写的最新表格继续扣留联邦，州和地方所得税。 关于豁免的说法，你不能接受雇员的话。
为了免除预扣税，员工必须在每年的2月15日之前填写新的W-4表格 ，以更改扣缴。
W-4表格包含员工婚姻状况和索赔数量的信息，以计算扣缴。
如果员工要求豁免，则以下是W-4表格的外观：
- 第5行 - 配额总数 - 将为空白
- 第6行 - 额外的金额将被扣除 - 将为空白
- 第7行 - 免责声明 - 将显示“免除”一词。
我还需要了解关于免除预扣税的索赔？
免除预扣税的索赔不免除员工支付其FICA税的份额，包括额外的医疗保险税 。 所有FICA税必须由您作为雇主和雇员支付。 扣除社会保障的雇员停留在社会保障最高限额 ，但您作为雇主对社会保障的贡献继续支付全部工资。
联邦所得税的免税要求与雇员的州所得税和地方税收预扣无关。 该雇员将不得不与州和地方税务机构核实，以了解这些豁免在这些司法管辖区如何运作。 如上所述，在雇员向您提供免除州或地方税收索赔的文件之前，您必须继续扣留这些税款。
如果员工想要免除预扣税，但是他们已经在年度中扣除了他们的工资，则不能将这笔钱退还给他们。 在纳税时间，您将通知员工年度W -2表格上的预扣款。 然后员工可以要求扣缴。 例如，卡尔顿在二月份来找你，并表示他希望今年免除扣缴税款。 他完成了一个新的W-4表格，但是你在1月份已经从他的薪水中扣除了276美元。 他将不得不等待提交他的纳税申报表并索赔276美元。
不要以为学生，兼职工作人员或季节性工作人员将免于扣留。 所有员工必须在雇用时填写W-4表格，并且此表格是员工必须用来申请豁免的表格。
如果他们免于扣留，我可以帮助员工找出答案吗？
你的律师会告诉你不要帮助员工填写表格。
但是，如果员工问你可以给他们提供信息来帮助他们自己做出决定。 国税局出版物505有一个流程图，可能有助于员工决定要求免除预扣税。
如果员工的免责声明错误或错误怎么办？
如果您认为员工的W-4扣税豁免不正确，则无法更改，但您可以建议员工豁免可能会受到IRS的质疑。 无论员工如何声明，您只能使用签署的W-4表格来扣除员工工资。
您不必向国税局提交W-4表格，但他们可以审查员工的豁免申请，并可以要求您提交员工的W-4表格。 在某些情况下，如果IRS认为豁免索赔无效，他们可能会向您的企业发送一封“锁定信”以及该员工的副本。 根据IRS审查，锁定信锁定员工的预扣税。
该函件规定了员工允许的最大预扣数量。 一旦你收到这封锁定信，你必须开始使用这些信息从雇员的工资中扣除联邦所得税，在国税局设定的日期生效。 直到您获得国税局的许可，您才能更改扣缴金额; 你不能接受雇员的新W-4改变预扣金额。
如果您没有根据锁定信中的预扣更改员工扣缴，则您的企业有责任支付本应扣留的额外税款。 （有关更多信息，请参阅IRS扣缴合规性文章。）