卷轴在您的数字
有一门科学来管理客人数量和RSVP数字 ，即使经验丰富的活动策划人员也在努力。
一方面，您有参加活动的与会者人数，另一方面，您必须考虑“无节目”和意外的客人。 免费活动会有更高比例的无节目（25％或更多），而大多数活动平均会有10％的减员率。 使用这些平均值来控制不必要的支出。 为了安全起见，请在最后一分钟抵达时加入2％的缓冲区。
削减欧式早餐
几乎没有照顾的食物比欧陆式早餐产生更多的废物。 事实是，人们已经越来越意识到碳水化合物和高卡路里的糕点。 话虽如此，你仍然需要在早晨的会议中提供充足的咖啡，茶和水。 在许多情况下，您可以通过购买点菜早餐点心而不是标准的每人套餐来节省资金。 图0.5个糕点和每人1.25个饮料的商务会议，略有更多的有孩子参加的家庭组。
考虑自助餐上的餐食
人们普遍认为，选择自助餐可以为您节省一大笔钱。 然而，如果你看看大多数餐饮指南，你会发现这不是真的。 餐饮者必须为每人自助餐准备更多的食物，这会导致更多的浪费。
尽管自助餐的餐桌服务需求较少，但餐厅经理仍然需要一个全员工来设置餐桌和清洁餐盘。 底线是一个简单的电镀主机是两者之间最具成本效益的选择。
限制酒吧服务
开放式酒吧可能会受到与会者的热烈欢迎，但它们可能是预先投入最难的成本。 如果你的预算紧张，那么你最好的选择是使用票务系统来控制饮料消费。 有了这个，您可以在抵达时为每位客人提供一杯或两杯饮料券，主要是为他们的第一轮饮料付款。 如果参加者用完了门票，他们可以选择直接从酒保购买现金。 这是一个允许您同时处理客人和控制成本的系统。
在接待处最大化每一口
如果您考虑到大多数酒店每次开胃菜的收费高于3美元，招待会和开胃菜的“咬”功能可能会对预算造成严重破坏。 标准指导方针是每人3-5人预备餐前招待会，每人10-15人食用。 您可以通过在面包或薯片中加入蘸料，以及Chex混合和坚果等鸡尾酒零食来修剪这些数字。
关键是要找到高价位的开胃菜的替代品。 甜品如饼干或布朗尼（切成两半）也可以计入您的每位客人的要求，而且相对而言相对便宜。
审查计划
谈到部分计划时，节省资金的最佳方式是查看菜单上每个项目背后的基本原理。 不要只添加切片水果等物品来满足绝对需求。 考虑一下你的客人实际上会吃什么和订购。 对员工进行调查，了解他们认为最受欢迎的项目。 这个简单的练习本身可以激发对菜单的改变。