查找,记录和保护您的业务数字内容
这是21世纪,一切都是数字化的,也就是在线。 在您的业务中,您拥有可能没有想过的数字资产。 这些资产与所有业务资产一样 ,都很有价值,应该受到保护。
什么是数字资产?
您的企业拥有资产 - 有价值的东西。 这些资产包括从现金和应收账款 ,通过商业设备和车辆到土地和建筑物等各种资产。
您的会计师可能已将资产的成本和当前价值包含在您的资产负债表中,但可能他们忘记了数字资产。
数字资产是在线存在的资产。 您的某些数字资产可能存在于您自己的服务器上,或者它们可能“在云端”。 数字资产包括:
- 商业照片 ,你已经创建。 它们可能是您业务或业务流程的照片。 这些都是资产,因为它们可以出售。
- 商业网站或博客 。 内容具有价值,如果有商标,网站的“外观”可能很有价值。
- 业务流程 (例如在电子表格上),您的员工已经开发并可以复制和销售。
- 您的业务创建的应用,无论是出售还是自用。
- 电子邮件联系人列表和客户或客户列表 (包括新闻邮件列表)具有价值,因为它们可以出售。
- 订阅在线期刊对订阅的期限有价值。
- 知识产权 -受版权保护的材料,商标或服务标志(例如贵公司的徽标),专利。 这些资产可能以纸质形式存在,但大多数情况下它们只是数字形式。
- 网上商店中的产品 ,这是您商业库存的一部分。 他们应该在你的控制之下,即使他们在线存储。 例如,如果您是亚马逊卖家 ,那么这些产品可能位于他们的仓库中,但您获得了销售。
为什么数字资产很重要?
像您的业务所拥有的所有有价值的东西一样, 数字资产对您的业务有很大的好处 。
- 您可以在营业税申报表中申领与购买和使用资产有关的费用。 短期资产(例如供应品)的成本可以立即作为开支,而长期资产(持续至少一年)的成本可以随时间推移(通过折旧或摊销)支出。
- 在您拥有这些资产时, 您可以出售这些资产或许可这些资产。
- 资产对投资者或买你业务的人来说很有价值。 某人可能为购买您的业务而支付的金额很大程度上取决于业务资产的价值。
- 一些数字资产(如客户名单或新闻通讯订户名单)在建立商誉方面特别有用。 会计和估值方面的商誉价值是基于这些清单。
- 在线保护会计和员工记录意味着他们可用于审计 。 没有会计记录意味着您可能无法证明费用减免。 没有员工记录可能意味着您有被罚款和处罚的风险。
我从哪里开始保护我的数字资产?
定位和列表。 首先列出所有这些资产的全面清单。
使用上面的列表作为出发点,但要有创意。 想想你在网上或在你的企业服务器上可能有价值的任何东西。 你正在寻找专有的东西(你的企业拥有的东西),没有其他人拥有并且可能想要购买或者购买的东西。 将这些数字资产视为可能的销售项目。 如果您购买这家公司,您希望或考虑哪些贵重物品?
建立所有权和价值。 看看你列出的数字资产。 谁拥有它们? 在保护这些资产之前,必须建立特定的所有权。 例如,您是否可以证明您的公司拥有员工电子邮件或电子邮件列表? 与律师联系,撰写建立所有权的政策。
虽然可能难以为贵公司的某些数字资产设定具体的价值,但最好早点了解这些价值。
是的,这些数字资产的价值可能会不断变化,因为您将客户添加到您的列表或网页中或者对流程进行更新,但是可以通过评估来设置基准值。 找一个现在可以给你估价的商业评估师 。 对存在的东西进行评估要比对因洪水或火灾等灾难而被盗或摧毁的东西要容易得多。
如果您有通过Amazon或eBay等在线卖家销售的产品,请阅读协议以确保您保留所有权。
创建保护协议。 通过与那些可以窃取他们的人达成协议来保护您的数字资产。 考虑让员工,客户和顾问签署保密协议。 这些协议让其他人注意到盗用数字资产可能会导致法律诉讼。
注册您的所有权。 许多数字资产可以被注册,告诉世界你的所有权。 商业照片,流程以及网站和博客的内容可能受版权保护 。 像徽标和设计等数字资产可以注册商标。 不要忘记过程的专利 。
规划未来。 如果你的事情发生了,你公司的数字资产会发生什么? 将您的数字资产纳入贵公司的协议。 例如,合伙企业拥有的数字资产需要与其他资产一起在合伙协议中进行核算。 如果您有一个小型单人或家族企业,请将这些资产纳入您的继任计划。
备份! 找到保护您所有数字资产的备份系统非常重要。 备份备份并不疯狂; Lifewire建议使用多个外置硬盘驱动器的双备份系统。 您可能还需要硬盘驱动器备份和联机备份以确保双重安全。
最后,建立保护数字资产的协议
现在您已经建立了数字资产管理系统,并将其记录下来。 为备份和时间表设置特定的正在进行的任务以进行审阅和更新。
您的大部分业务都在线上; 通过保护这些在线数字资产保持良好的嗡嗡声