什么雇员搬家费用你应该支付
最好坚持只报销IRS批准的作为雇员纳税申报扣除的移动费用。
根据美国国税局 ，员工的扣除移动费用仅包括在内
“合理费用：
将家庭用品和私人物品从原来的家搬到新家去
从前家到新家旅行（包括住宿）。
即使报销可能符合责任计划（如下所述）， 不可抵扣费用的报销也应始终对员工纳税。
员工搬家费用报销的税收影响
一般来说，您向员工支付的任何款项都应纳税，并且支付员工搬家费用被视为应纳税利益。 但是有一种方法可以使员工无需纳税。
如果您希望员工的移动费用对员工不征税（国税局使用“免除”税款），您必须通过美国国税局所称的负责计划向他们支付费用。
在这种情况下，员工支付费用并偿还费用。
为了达到问责计划的标准，费用必须逐项列出，并且只能支付特定的费用。 这些费用也必须用于商业目的。
员工必须支付或发生可扣除费用，同时作为贵公司的员工提供服务。 您可能需要记录此举是您业务所需的。
还有一些会计程序必须遵循才能达到偿还计划
- 员工必须“在合理的时间内充分考虑这些费用。” 也就是说，员工必须为您提供所有支出的收据。
- 如果您要为员工提供这些费用的预付款， 该雇员必须在合理的时间内退还任何多余的钱。
例如，假设您提前支付5,000美元的移动费用，并且员工为您提供了3,660美元的收据。 员工必须检查余额（$ 1,350）。 如果没有达到责任计划的所有标准，则该计划不是一个负责任的计划。 对于员工而言， “ 不可抵扣费用的报销 ”以及杂项或非特定费用的补贴都应纳税给员工。
完全清楚：根据无法计算的计划对员工进行的任何报销必须视为应纳税（包括扣缴），即使报销费用是可扣除员工的费用。 而且任何没有通过收据证明的付款，即使它们是问责计划的一部分，都应纳税并且需要扣缴。
将费用付款转移给员工时扣缴工资税
如果按照责任计划的标准进行支付，并且所有必要条件均已满足，则向员工支付的转移支出的付款不需要扣缴。
不按照上述负责计划的标准进行的移动费用支出，需要扣缴联邦所得税， FICA税 （社会保险和医疗保险）以及联邦失业税。
报告在员工的W-2表格上移动费用支付
如果员工的报销符合上述所有责任计划的条件，则不必将这些报销纳入员工的W-2中。 如果员工给您足够的费用会计报表 ，但超出部分不予报销，您需要与您的薪资服务机构或税务编制人员核对，以确定如何报告应税和非应税金额。 您必须在完成前一年员工的W-2年度纳税报告时报告此福利金额 。
爱国者软件提供了关于如何在员工的W-2表单上输入这些费用的更多说明。 我们将使用上面的例子，员工收到5,000美元的移动费用，收入为3,660美元，并保留剩余的1350美元。 员工持有的金额对员工征税。 如上所述，我们假定此项付款是根据责任计划的要求完成的：
- W-2的方框1（和方框3,5和16，如果由州或市征税）应纳税$ 1,350。
- 对于应纳税的$ 1,350，必须计算联邦和州所得税预扣税和FICA税，并将其包含在W-2的相应框中。
- 您必须使用代码“L”在表格W-2的方框12中包括3,660美元（等于已证实数额的金额（例如不可扣税部分）。
有关如何工作的更多详细信息，请参见国际税收协会出版物15（E型通告）。
为员工提供额外的费用以支付费用
一些企业根据移动类型和距离给员工一笔移动费用。 这笔款项仍可作为业务费用扣除您的业务。
根据美国国税局的规定，如果你想给员工转移费用的钱，并让员工决定如何花这笔钱，你有一个不负责任的计划。 在这种情况下，如上所述，如果您不希望员工必须出示收据，则所有付款都应作为福利纳税给员工。 此外，联邦所得税和FICA税必须在付款时扣留 。
在这种情况下，您可能想要为付款添加额外金额，以帮助员工缴纳必须支付的附加税。 这就是所谓的“加总”支票，它是为了给员工提供税后的确切金额。
例如，如果您向员工支付2,000美元的搬家费用，则可以进行总计计算，以支付超过2,000美元的额外税费。 爱国者软件有一个总计计算器，可以帮助你做到这一点。
员工搬家费用是可抵扣的
员工搬家费用的支付是您业务的可抵扣业务费用。 雇员的员工转移费用扣除额应限制在员工可以用自己的纳税申报表扣除的扣除额。 这意味着将家庭用品和旅行费用转移到员工及其家人的新位置。
告诉员工关于移动费用报销计划
与其他员工福利一样，所有员工都必须得到相同待遇。 您可以通过员工类型（例如薪水与小时）设置符合计划条件的标准，但您无法为同一分类中的一位员工分配更多此优惠。
把这种好处写下来并将其纳入与员工的沟通中总是一个好主意。 您的员工手册或政策和程序手册是描述计划的好地方。 不要忘记包含有关此福利的税收影响的信息。
帮助员工减免费用
除非你是一名合格的税务员 ，否则向雇员提供有关所得税减免的税务建议并不是一件好事。 鼓励员工获得专业的税务建议或使用专业的税务软件 。 以下是您可以做的一些事情，以帮助员工了解移动的费用福利以及它将如何影响他们的税收：
- 为员工提供一份工作搬迁方案，解释您的公司将如何及何时转移费用。
- 让员工有机会改变他们的预扣（ W-4表格）以计入最初的报销费用。