预先警告已被警告。 在您向员工发送W-2表格并将这些表格与社会保障管理局（以及W-3表格 ）一起提交之前，请查看这些常见错误以避免问题。
提交W-2表格迟到
从2016年纳税年度开始，W-2表格（和1099表格）的申请截止日期已提前至1月31日。因此，2017年W-2表格必须在1月31日之前提交给社会保障局，2018年。
对于迟交的文件有处罚。 详细了解W-2和1099表格的新期限。
使用错误的年份W-2表格
在收入可征税的一年中使用W-2表格，而不是您提交表格的年份。 例如，对于2015年的员工工资，使用2016年的W-2表格 ; 该表格将提供给员工并于2017年提交给社会保障局。
缺少提交截止日期。 您必须在1月底之前向员工提供W-2表格，并且您必须在2月底之前将这些表格提交给社会保障局。 截止日期根据日期在日历上的时间而变化。 如果截止日期是周末或假期，则日期将移至下一个工作日。 以下是本年度年终工资税的具体截止日期 。
不使用批准的W-2表格
您不能下载W-2表格，复制并使用它。
A上的红色是特殊的墨水。 您必须从办公用品公司，国税局或软件公司获得经批准的表格。 阅读更多关于您可以获得批准的W-2表格的信息。
未能阻止社会保障
社会保障预扣税必须在每年的社会保障最高应纳税工资上停止。
（大多数年份这种最大变化反映了生活成本。）虽然这不是特别的W-2错误，但这很常见，并且会导致您为员工过度报告社保工资。 然后，您必须将超额部分退还给员工，并修正W-2和941表格 ，即任何反映超额部分的季度工资和税务报告。 例如，如果员工在9月份达到社会保障预扣的最高限额，则必须在第三季度更改表格941。
发送W-2表格给IRS
必须在1月底之前向员工发放社会保障表格，并在2月底之前向社会保障局提交表格W-3以及所有W-2的所有信息。
未能获取国税局免除电子罚款
提交250个或更多W-2表格的雇主如果不想电子申请，必须获得豁免。 详细了解如何通过电子方式申请W-2表格 （PDF）。
在表格W-2上制作这些常见的表格错误
W-2表格上最常见的表格错误包括：
- 未包含金额的小数和分
- 未能使用黑色墨水（使条目太浅）
- 使条目太大或太小。 国税局建议你使用12点。 用于打印W-2s的Courier字体。
- 格式错误的员工姓名。 员工姓名和中间名首字母在第一个框中，员工姓在第二个字段中，任何后缀（如“Jr.”）在第三个字段中。
使用财务软件可以帮助您避免W-2表单中的许多这些错误，尤其是表单错误，并且当您达到社会保障最高工资金额时，软件可以提醒您。 请阅读Rosemary Peavler的“商业金融指南” 2012年会计软件程序的文章，重点介绍包含工资核算功能的程序。
如何纠正W-2表格
您必须在每年1月底之前（前一个日历年）为每位员工提供一份W-2表格，但您不需要在2月底之前将这些表格提交给社会保险管理局（SSA）。 这个延迟提供了纠正错误的时间。
如果您可以在提交SSA之前纠正错误，请进行更正并提交更正后的表格。
如果您在向SSA提交申请后发现错误，则必须提交更正后的W-2以及更正后的传送表格W-3c）。
在向社会安全管理部门提交后，请阅读有关如何更正W-2表格的更多详细信息。