用适当的商业电话问候回答你的电话。
例如，当接听电话时会说“赛普拉斯技术公司，苏珊说，我该怎么帮助你？” 这不仅可以让来电者知道他们已经开展业务，而且还有责任回答这个问题，并节省了诸如“这是赛普拉斯技术？”这样的探索性问题的时间 ，还有闲聊。
当你说话时思考和优先考虑。
现在或以后最好处理这个呼叫吗？ 许多企业收到的电话都是很容易回答的快速查询，例如“您打开多久了？” 但其他则涉及更复杂和费时的答案。 如果是这种情况，请告诉来电者，并询问什么时候打电话给她回电话讨论。
使用释义和总结保持电话呼叫正常运行。
如果你正在与某个似乎想要聊天或偏离某个角色的人通话，请说出诸如“所以我听到你说的是...”或“所以关键点是......”或“是（插入摘要）对你所说的内容进行公正的总结？” 与拒绝聊天的人很难聊天。
通过您和呼叫方已经达成的行动摘要关闭每个呼叫
虽然这在大多数情况下只需要几秒钟，但通过避免错误和需要仔细检查，可以为您节省大量时间。 例如，在您与客户安排会议的谈话之后，您可能会说，“很好。
我会在明天上午10点在你的办公室与我们见面，我们会一起去看样品。“
通过电话保留留言板，以便在通话过程中记录详情。
这不仅是当时良好的时间管理 ，有助于让您专注于呼叫，而是帮助您在以后需要查找和/或查看特定对话的详细信息时进行时间管理。
为您的客户和客户提供电子邮件选项
如果他们知道您的电子邮件地址是什么，他们中的许多人将使用电子邮件与您联系，而不是打电话。 确保公司的电子邮件地址在名片和网站上突出显示，如果有的话。 如果您有他们的电子邮件地址，请发送电子邮件给您当前的客户和客户，提及电子邮件选项并将其作为改善沟通的方式。
使用技术来管理您花费的时间接听电话
至少，您的企业应该有应答机和语音邮件。 用适当的业务脚本进行设置，当你不在办公室或需要不间断地工作时，用它们为你回答电话。 然后安排时间每天回复这些电话信息。 在时间管理方面，通过将电话分组在一起，您将获得宝贵的时间。
如果您正在运行家庭式企业，请获取单独的业务电话或线路
您需要有自己的“仅限商务”应答机和/或语音邮件的第二台“仅限商务”电话。 这不仅更专业，而且可以节省您花时间浏览邮件并确定哪些邮件与业务相关的时间。
它总是最好有一个人接电话
让一台机器接机或更糟，自动交互式语音应答（IVR）系统是真正的关闭，当人们不想留言或回电时，这会使您的业务受到影响。 如果在一天中接听来电时间过长，请考虑聘请接待员或专业的接听服务人员为您接听电话。 让别人去做的成本可能会被生产力的提高和更好的销售所抵消。
通过您的手机发布常见问题的书面脚本。
如果他们无需搜索答案或在接听电话时考虑如何回答特定请求，它可为您和您的员工节省时间。
电话提示摘要
请记住，电话应该是一个商业工具，而不是一个侵入性的时间浪费，它控制你的工作日。 根据这些时间管理技巧处理入站电话将帮助您更好地管理时间，提高工作效率，并将您的电话恢复到正确的位置 - 帮助您开展业务而不是运行您。