每年，雇主都需要向员工发送一份报告，显示他们的总工资和扣除额，因此员工可以在他们的所得税申报表中包含这些信息。 这些报告还必须提交给社会保障局。 这份报告是W-2表格。
在准备并发送W-2表格给员工和社会保障局之前，请按照以下步骤确保一切顺利。
01 - 确保您正确地将员工分类为员工
员工是一位在雇主指导下工作的工人。 一般来说，任何为组织提供服务的人都是员工，只要组织能够控制将要完成的工作以及如何完成工作。
另一方面， 独立承包商是向另一个人或企业提供服务的个人或企业。 独立承包商是独立的业务实体，不被视为员工。 独立承包商的一些例子是顾问，代理或经纪人。 独立承包商的工作往往是附带的或对业务不重要; 例如，清洁服务，工资处理器或IT服务。
阅读更多关于将员工分类为员工或独立承包商的信息 ，并咨询就业律师寻求帮助。
02 - 检查当年的分销和备案日期
W-2过程涉及两个步骤。 第一步是将W-2表格分发给员工。 第二步是向社会保障局提交这些表格。 （SSA）
向员工分配和向SSA提交申请的截止日期是次年1月31日。 这是SSA提交文件的最后期限，旨在帮助避免税务欺诈。 阅读更多有关W-2和1099截止日期的信息。
确保你在1月初给员工提供他们的表格，以便他们有时间审查他们，以防止出现错误。
03 - 检查员工W-4表格
雇主必须随时为所有员工提供W-4表格 。 W-4表包括确定员工的联邦所得税扣缴金额所需的信息，使用婚姻状况，家属人数和任何额外的扣缴金额。
W-4表格必须在雇用期间完成，并且在任何时候员工希望进行更改。 如果员工的个人信息（包括婚姻状况和家属人数）发生变化或员工地址发生变化，员工应更改W-4表格。 员工也可以随时更改W-4表格以更改预扣金额。
每年年底前，雇主应要求所有员工查阅W-4表格以确保个人信息的准确性。
确保员工掌握W-4表格的准确和最新信息将有助于您准备和分发W-2表格。
04 - 收集W-2表格的工资信息
首先，你将需要一些有关贵公司的基本信息，用于所有W-2表格：
- 贵公司的雇主ID号码
- 业务的名称，地址和邮政编码
- 还有贵公司的州税号
然后，您需要收集有关每个员工的信息，包括个人信息和工资单信息：
05 - 回顾W-2处理 - 如何创建W-2？
如果您的公司是薪资处理新手，或者您的薪资情况最近发生变化，那么最好审查查找，完成并向员工分发年终报告的过程。 您可以从办公用品商店，注册会计师，税务或会计软件或国税局获取W-2表格 。
注意：您不能从IRS或互联网上的其他地方下载W-2表格。 W-2表格的副本A采用特定颜色的红色墨水，不能重复。 您必须向社会保障局（这是您在2月底保存并存档社会保险局的副本）提交副本A的具体国税局表格。
以下是准备W-2表格的一些选项：
- 使用会计软件 。 如果您只有少数员工并使用会计软件，则可以购买附加软件来使用此软件准备W-2表格。
- 使用税务准备软件。 如果您使用其中一种常见的税收准备软件程序（联机或桌面版本），并且购买了此软件的商业版本，请检查是否包含W-2处理。 Shirley Elmblad，财务软件指南，有一篇关于税务软件评论的文章
- 使用购买的W-2表格 。 主要的办公用品公司已经预先印制了W-2表格供CD上的软件使用，这些表格可以手动输入这些表格的信息并在打印机上打印出来。
无论用于完成和印刷W-2表格的方法都应该有W-3传输形式 。
06 - 决定如何向员工分发W-2表格
一旦你创建了W-2表格，你的下一个决定就是如何将它们分发给员工。 请记住，W-2表格向员工分配的最后期限是纳税年度后一年的1月31日。 例如，被要求分发2016年纳税年度W-2的雇主必须在2017年1月31日之前分发。
您有两种选择将印刷的W-2表格分发给员工：邮寄或亲自将其分发给员工。 如果员工亲自拿起W-2表格，您可能希望让员工签署表格，以避免问题发生。
07 - 在将W-2表格发送给员工之前检查是否存在错误
为了尽量减少问题并重新发送W-2表格，请使用此清单检查W-2表格是否存在错误。 常见的W-2错误包括使用错误的年份表格，未能包含信息，将信息放在错误的框中，以及最大限度地阻止社会保障预扣。
08 - 处理员工对重复的W-2表格的请求
员工经常错过或失去W-2表格，他们可能会到您的薪资部门索要W-2表格的副本。 在您分发W-2表格之前，请考虑您将如何处理这些请求：
- 如果您已在内部打印表格，您可以简单地重印W-2表格并将其发送给员工或邮寄给员工。
- 如果表格是由外部发薪服务准备的，他们可能会向您收取重印和邮寄表格的费用。 您可能需要向员工收取第一份重复表格，或者在一年内收取第二份重复费用（发生这种情况！）。
无论您决定什么，将重复表单的政策传达给员工是一个不错的主意。 对重复表单收取费用似乎极端，但可能会减少您必须处理的丢失表单数量。
09 - 向社会保障局提交W-2和W-3表格
在您决定如何准备W-2表格并向员工分发这些表格（到纳税年度的下一年的1月31日之前）后，您的下一个决定是确定如何向社会保障管理局（SSA）提交这些表格， 。
所有W-2表格必须与社会保障局一起提交，并附上W-3表格 。 提交这些表单的两个选项：
- 您可以在社会安全网站的商业服务在线部分进行在线申请。 您必须先注册，然后在线填写适当的表格。 如果您通过BSO在线提交文件，则不需要包含W-3表格。
- 您也可以将填好的W-2表格和表格W-3一起邮寄给社会保障局。
这里有更多关于如何准备W-3表格的信息 。
10 - 检查国家W-2表格分发规定
当您为员工填写W-2表格时，该表格的一部分（副本1）被指定提交至员工工作的州。 如果员工在多个州工作，则必须向每个州提交一份W-2表格副本。
每个州对提交W-2表格和任何传送表格都有不同的要求。 请咨询您所在州的税务机关或州税务部门，以了解该州的要求。
更新：许多州符合新的1月31日提交W-2s与SSA的最后期限。