良好的办公室管理有利于您的底线
1.建立办公室管理程序并坚持下去。
例行任务需要例行程序,如果你想保持组织并保持事情顺利进行。
设置处理文书工作和办公系统的例程。 例如,如果可能的话,进入办公室的每张纸都应该处理一次,采取行动并提交,而不是随便堆放在办公桌上。 同样,如果可能的话,数字通信如电子邮件应该被优先考虑,并立即采取行动或标记为未来的行动。
办公系统(包括台式机,笔记本电脑,文件服务器,多功能打印机和移动设备)将需要管理和应急程序。 当系统崩溃或与计算机相关的设备出现故障时,办公室中的每个人都需要知道应该打电话给谁以及不能做什么(如自己试着解决问题)。 了解保护关键业务数据的3个步骤。
2.明确划定的职责。
良好的办公室管理取决于人们知道谁对什么负责 - 这是负责任的人完成任务。
例如,如果您的小企业的采购由任何人完成,会发生什么? 你需要时能找到打印纸吗? 让一个负责订购所有设备和耗材的人员解决问题并保持顺畅运行。 让员工通过电子邮件向指定人员索取任何物资需求,或在显眼的地方张贴手写清单,供人们添加所需物品。
这与(电脑)系统管理一样。 您需要有一位负责您计算机系统安全的人员,并跟踪诸如帐户,密码和软件之类的内容。 对于办公应用程序使用基于云的系统 , 会计软件和数据存储是小型企业的理想解决方案,但您仍然需要分配一位可信人员来执行管理任务,例如添加/删除用户,分配权限等。
3.保持记录 - 并保持您的业务记录更新。
保持记录听起来是良好的办公室管理中最简单的部分 - 直到您考虑到需要保持这些记录的可访问性和更新性。 但做一名优秀的办公室经理的第一条规则将帮助你掌握这一点; 使更新记录成为办公室常规。 例如,当您获得新客户或客户时,只需要一点时间就可以将他输入联系人数据库。 然后,在您通过电话与他交谈之后,只需要另外两个或两个时间来更新记录。
(也请注意,大多数司法管辖区都有规定处理客户信息的隐私法案。)
4.通过你的办公室散步,坐下。
你的办公室是空间管理还是空间管理不善的例子?
当你走过办公室时,你是否必须绕过障碍物或冒险绊倒某些东西?
当你坐在办公桌前时,你真的可以舒适地工作吗? 事情在逻辑上是否安排妥当,以便你在桌子上最常用的东西最接近于手?
如今,办公室里挤满了许多东西,从打印机支架到文件柜 。 为了实现良好的办公室管理,您需要确保办公室中的所有东西都以最高的效率安排,并确保最大的安全性。 小型或家庭办公室设计的基本知识为安全满足办公空间的电力,照明和通风需求提供了技巧。
5.安排枯燥的工作。
推迟你不喜欢的事情是很容易的,大多数商务人士不喜欢提交 ,运送和接收,或记账 - 甚至是办公室经理。
不幸的是,一个办公室,如厨房,没有完成任务就无法正常工作。
如果你是一个小企业主 ,无法将你认为无聊或不愉快的工作分配给别人,那么你可以每周安排一次时间来强迫自己定期到达。 例如,以一个早上或下午为例,花费很少的电话 ,返回非优先电子邮件查询, 发布社交媒体 ,赶上会计或更新记录。
6.代表和外包。
在一个完美的世界里,每个人只会做他或她有时间做的事情,做得很好。 由于这个世界并不完美,相反,很多人都在做一些他们没有时间或才能去做好的事情。
委托和外包不仅可以改善小型企业的办公室管理,还可以让您专注于自己的才能,从而改善您的收益。 兼职或虚拟助理可能能够处理您的许多办公或管理任务。 有关委派的更多信息,请参阅决定委托 。
7.制定商业计划优先。
许多小企业主花了他们的日子表演和反应 - 然后想知道他们为什么似乎在旋转车轮。 商业计划是良好办公室管理的重要组成部分,需要成为日常办公室管理日常工作的一部分。
成功的小企业主每周都会花时间进行商业计划,而且许多人使用日常商业计划会议作为目标设定和增长的工具。
这本商业规划指南是一本很好的入门书籍,可帮助您进行商业规划工作; 它为您的小型企业制定了业务规划框架,并提供资源,包括撰写愿景声明和设定业务目标的规则。
如果你有工作人员,可以正式或非正式地参与商业计划 。
你会爱上差异
不要让混乱干扰做生意。 一旦开始应用良好办公室管理的这七项原则,您会对办公室管理所带来的差异感到惊讶 - 以及您做了多少业务。
也可以看看: