使用良好的办公管理来控制小型企业中的混乱

良好的办公室管理有利于您的底线

混乱和混乱令人恼火,但他们也只是对业务不利。 如果你喜欢,可以把它看作一个公式:混沌增长等于利润下降。 答案? 良好的办公管理。 以下是如何使用良好的办公室管理来控制小型企业的混乱状况:

1.建立办公室管理程序并坚持下去。

例行任务需要例行程序,如果你想保持组织并保持事情顺利进行。

设置处理文书工作和办公系统的例程。 例如,如果可能的话,进入办公室的每张纸都应该处理一次,采取行动并提交,而不是随便堆放在办公桌上。 同样,如果可能的话,数字通信如电子邮件应该被优先考虑,并立即采取行动或标记为未来的行动。

办公系统(包括台式机,笔记本电脑,文件服务器,多功能打印机和移动设备)将需要管理和应急程序。 当系统崩溃或与计算机相关的设备出现故障时,办公室中的每个人都需要知道应该打电话给谁以及不能做什么(如自己试着解决问题)。 了解保护关键业务数据的3个步骤。

2.明确划定的职责。

良好的办公室管理取决于人们知道谁对什么负责 - 这是负责任的人完成任务。

例如,如果您的小企业的采购由任何人完成,会发生什么? 你需要时能找到打印纸吗? 让一个负责订购所有设备和耗材的人员解决问题并保持顺畅运行。 让员工通过电子邮件向指定人员索取任何物资需求,或在显眼的地方张贴手写清单,供人们添加所需物品。

这与(电脑)系统管理一样。 您需要有一位负责您计算机系统安全的人员,并跟踪诸如帐户,密码和软件之类的内容。 对于办公应用程序使用基于云的系统会计软件和数据存储是小型企业的理想解决方案,但您仍然需要分配一位可信人员来执行管理任务,例如添加/删除用户,分配权限等。

3.保持记录 - 并保持您的业务记录更新。

保持记录听起来是良好的办公室管理中最简单的部分 - 直到您考虑到需要保持这些记录的可访问性和更新性。 但做一名优秀的办公室经理的第一条规则将帮助你掌握这一点; 使更新记录成为办公室常规。 例如,当您获得新客户或客户时,只需要一点时间就可以将他输入联系人数据库。 然后,在您通过电话与他交谈之后,只需要另外两个或两个时间来更新记录。

(也请注意,大多数司法管辖区都有规定处理客户信息的隐私法案。)

4.通过你的办公室散步,坐下。

你的办公室是空间管理还是空间管理不善的例子?

当你走过办公室时,你是否必须绕过障碍物或冒险绊倒某些东西?

当你坐在办公桌前时,你真的可以舒适地工作吗? 事情在逻辑上是否安排妥当,以便你在桌子上最常用的东西最接近于手?

如今,办公室里挤满了许多东西,从打印机支架到文件柜 。 为了实现良好的办公室管理,您需要确保办公室中的所有东西都以最高的效率安排,并确保最大的安全性。 小型或家庭办公室设计的基本知识为安全满足办公空间的电力,照明和通风需求提供了技巧。

5.安排枯燥的工作。

推迟你不喜欢的事情是很容易的,大多数商务人士不喜欢提交 ,运送和接收,或记账 - 甚至是办公室经理。

不幸的是,一个办公室,如厨房,没有完成任务就无法正常工作。

如果你是一个小企业主 ,无法将你认为无聊或不愉快的工作分配给别人,那么你可以每周安排一次时间来强迫自己定期到达。 例如,以一个早上或下午为例,花费很少的电话 ,返回非优先电子邮件查询, 发布社交媒体 ,赶上会计或更新记录。

6.代表和外包。

在一个完美的世界里,每个人只会做他或她有时间做的事情,做得很好。 由于这个世界并不完美,相反,很多人都在做一些他们没有时间或才能去做好的事情。

委托和外包不仅可以改善小型企业的办公室管理,还可以让您专注于自己的才能,从而改善您的收益。 兼职或虚拟助理可能能够处理您的许多办公或管理任务。 有关委派的更多信息,请参阅决定委托

7.制定商业计划优先。

许多小企业主花了他们的日子表演和反应 - 然后想知道他们为什么似乎在旋转车轮。 商业计划是良好办公室管理的重要组成部分,需要成为日常办公室管理日常工作的一部分。

成功的小企业主每周都会花时间进行商业计划,而且许多人使用日常商业计划会议作为目标设定和增长的工具。

这本商业规划指南是一本很好的入门书籍,可帮助您进行商业规划工作; 它为您的小型企业制定了业务规划框架,并提供资源,包括撰写愿景声明设定业务目标的规则。

如果你有工作人员,可以正式或非正式地参与商业计划

你会爱上差异

不要让混乱干扰做生意。 一旦开始应用良好办公室管理的这七项原则,您会对办公室管理所带来的差异感到惊讶 - 以及您做了多少业务。

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