安排审计
在您的员工赔偿政策到期后，您的员工的赔偿保险公司可能会很快启动审计流程。
您可能会收到您的保险公司的来信或致电您的审计人员的电话。 您指定的审核员应该在方便您的时间安排审核。 日期应该足够远，以便您有充足的时间收集审计员需要的信息。 要求审计师向您提供他或她执行审计所需的数据摘要。
请注意，您分配的审计师可能是也可能不是保险公司的雇员。 一些保险公司设有内部审计部门，配备了自己的员工。 其他人将审计职能外包给独立的审计公司。 无论审计是由保险公司的雇员还是承包商执行，程序都应该是一样的。
您需要的记录
审计师在审计政策所涵盖的时间段内需要各种财务信息。 以下是您可能要求提供的信息类型：
- 会计分类帐
- 税务表格，特别是表格941和944，雇主联邦纳税申报表（分别是季度和年度）
- 现金支出记录
- 支付由独立承包商提供的服务。 审核员需要确认这些工人不是你的雇员。
- 分包商提供的服务付款
- 你雇用的每个分包商的保险证书
- W-2和1099形式
- 每个工人的工作描述。 确保它准确地描述了工人的职责。
- 您的业务运营描述
- 政策期限的工资核算记录。 审核员需要核实提供给每个工人的所有薪酬来源（薪金，奖金等）。
- 适用于保单涵盖的执行官，合伙人，独资经营者等的工资限制
- 您的体验评级工作表
收集完必要的数据后，您需要对其进行组织。 将所有薪资记录（如W-2表格，工资单和加班记录）放在一起，以便轻松获取信息。 同样，将与分包商相关的所有信息（包括付款金额和保险凭证）都放在一个地方。 您的努力将得到回报，从而使审计更加方便快捷。
薪资包含哪些内容？
您的工人的补偿费用是通过乘以费率乘以工资，然后将结果除以100计算出来的。NCCI和大多数州工人赔偿机构都将工资作为报酬 。 这些术语经常互换使用。 两者都是指您的员工为您的组织提供的服务的货币价值。
报酬中包含的费用因州而异。 但是，它们通常包括以下内容：
- 工资总额和工资，包括追溯工资和工资
- 佣金。 这包括工人收到的佣金和任何佣金。
- 奖金，包括股票奖金计划
- 假期，假期和病假工资
- 加班费。 在除少数几个州之外的所有国家中，报酬都包括以直线时间价计算的加班费。 例如，假设一名工人的正常小时工资是每小时20美元。 如果工人在加班20小时内支付了600美元，那么只需支付加班工资的400美元。
- 根据法律规定，社会保险，医疗保险或养老金计划可能已扣除员工薪酬
- 除工作时间以外，向工人支付工资。 例如计件，利润分享或激励计划。
- 工人用于执行工作的手工工具或手持式电动工具的付款或津贴
- 提供给员工的公寓或房屋的租金价值。 此外，工人收到的其他住宿和膳食的价值作为其工资的一部分
- 从工人退休总额，自助餐厅或储蓄计划中扣除的工资
- 没有保险的分包商雇员的工资单（见下面的评论）
什么排除在工资单上？
当计算薪资时，通常会排除一些成本，用于评估员工的薪酬保险。 虽然这些因州而异，但它们通常包括以下内容：
- 员工收到的小费和其他小费
- 遣散费（除工作时间以外）
- 从雇主购买商品的折扣
- 报销业务费用
- 支付积极的军事责任
- 统一津贴
分类
审计师的主要任务之一是确保被保险业务的适当分类。 工人薪酬分类系统旨在对企业进行分类，而不是对个别员工进行分类。 审核员将审核贵公司的业务，以确定您的保单上列出的基本分类是否正确。
基本分类是最能描述您整体业务的分类。 这通常与管理分类（分配最多工资的分类）相同。 例如，假设您经营一家机械加工厂。 一些员工使用车床，而其他人则使用钻床或冲压机。 员工执行的具体活动可能因工作人员而异。 但是，它们都适合您的基本分类，Machine Shop。
一些员工可能会执行需要单独分类的任务。 例如，你的机械车间雇用一名文员，他在离其他工作人员不远的封闭办公室工作。 该员工可能会被分配文员办公室员工而不是机器商店。
工人赔偿分类系统非常复杂。 您的审核员可能会以您不了解或对您无意义的方式重新分类您的业务。 在这种情况下，请向审计员解释。 如果您仍然对变更感到困惑，请向您的代理或经纪人寻求帮助。
与审核员会面
为进行审计，审计师需要与贵公司或贵公司值得信赖的代表见面。 如果您将此任务委托给其他人，请确保他或她：
在与审核员会面时，您或您的指定人员应该合作并尽可能回答审核员的问题。 不要提供没有要求的信息。
像许多企业一样，贵公司可能会聘请一家外部簿记公司来处理您的会计和就业职能。 您的簿记员是否应该代表您进行审核？ 答案是不。 您的簿记员可以向审计员提供他或她需要执行审计的财务记录。 但是，审计员需要访问您的场所进行实物审计。
分包商
许多州都有法律规定雇用没有保险的分包商的承包商承担责任。 如果您的企业以承包商身份运营并将工作分包给其他人，这些法律将适用于您。
例如，假设您的公司ABC Construction聘请了一家名为P＆J Plumbing的分包商来为您正在翻修的建筑物进行管道工作。 一名P＆J员工在工作中受伤，并试图提出工人赔偿要求。 但是，宝洁没有购买工人赔偿保险。 在大多数州，受伤的工人可以根据您的工人的补偿政策寻求福利。
法律要求保险公司为未投保的分包商的员工提供福利。 因此，您的审计师将审核您的税务文件，并寻找分包商发给的1099份表格。 他或她会检查你是否从你雇用的每个分包商处获得了保险证书 。 如果您聘请的任何分包商没有提供工人赔偿保险的证据，则审计员将向您收取该承包商保险范围的额外保费。
针对未投保的分包商收取的费率取决于分包商所执行的工作类型。 例如，如果分包商执行屋面工程，则将使用适用屋面分类的比率。 费率将适用于分包工作的全部或部分费用。 如果您向分包商支付的款项仅用于分娩，则全部费用（除以100）将用作保费的基础。
承包商与分包商
如果您的企业不是承包商，您是否对您雇用的独立承包商的员工受到的伤害负责？ 答案一般不是。 承包商经营独立于您的业务。 因此，承包商负责为其受伤员工提供工人补偿福利 。
例如，假设你拥有一家零售店。 你雇用一个地板承包商Fabulous Flooring来撕掉你店里的一个旧地板，然后换一个新的地板。 你勾勒出你想要的结果（一个新楼层），Fabulous完成这项工作。 一位出色的主管监督地板工人。 主管设定工作时间表并指示员工如何执行工作。 如果一位Fabulous员工在安装新地板时受伤，Fabulous（而不是您的公司）应对该员工负责。
在某些情况下，公司可能要为独立承包商的员工受伤承担责任。 因此，你应该坚持你雇用的所有独立承包商提供的证据表明他们已经购买了工人赔偿保险。